Mẹo cải thiện kỹ năng sắp xếp công việc cho người mới đi làm

Trong một tổ chức, mỗi cá nhân có thể có rất nhiều nhiệm vụ phải hoàn thành, đòi hỏi họ phải có kỹ năng sắp xếp công việc để đáp ứng thời hạn mà vẫn mang đến kết quả tốt nhất. Tuy nhiên, phần lớn những bạn mới ra trường hay mới đi làm đều thiếu kỹ năng mềm cần có này, dẫn đến làm việc năng suất thấp. 

Ở bài viết này, BEMO sẽ giúp các bạn cải thiện kỹ năng sắp xếp công việc nhằm nâng cao hiệu suất công việc, cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân.

1. Kỹ năng sắp xếp công việc là gì?

Đối với người đi làm, kỹ năng sắp xếp công việc là xác định những đầu mục nhiệm vụ cần phải làm để hoàn thành kịp thời gian đã định. Đây là một khả năng được cấp quản lý đánh giá cao, đồng thời cũng thể hiện năng lực và trách nhiệm của một nhân viên trong tổ chức. 

Một người biết sắp xếp công việc chứng tỏ bản thân họ rõ ràng khối công việc cần hoàn thành trong ngày, biết phân chia thời gian hợp lý cho mỗi nhiệm vụ. Đối với những người có kỹ năng sắp xếp tốt, họ đều sẽ lên một kế hoạch kỹ lưỡng cho các đầu việc và hoàn thành sớm nhất nhưng vẫn đảm bảo chất lượng.

2. 6 cách rèn luyện hiệu quả 

Với 6 cách sau đây, những nhân viên mới đi làm có thể tự mình học cách sắp xếp khối lượng công việc và hoàn thành nhiệm vụ xuất sắc.

• Cần một danh sách công việc:

Hãy nhanh tay lập ngay một danh sách các công việc theo ngày, tuần hoặc tháng và đưa ra thứ tự ưu tiên cho các nhiệm vụ quan trọng.  Đặc biệt, bạn phải tìm một nơi dễ quan sát và thuận tiện để đặt danh sách, dễ dàng theo dõi các nhiệm vụ theo thời gian đã sắp xếp. Cách này sẽ làm cho bạn không bỏ sót bất kỳ đầu việc nào, cũng như giải quyết chúng nhanh chóng đúng thời hạn. 

• Nâng cao khả năng tập trung:

Bạn có để ý rằng điện thoại, Ipad, các ứng dụng mạng xã hội thông báo liên tục là phiền toái làm ảnh hưởng đến sự tập trung của bạn? BEMO chắc chắn rằng bạn sẽ không thể hoàn thành bất kỳ điều gì nếu vừa sử dụng thiết bị điện tử vừa làm việc, và sẽ dẫn đến kết quả kém.

• Kiểm tra tiến độ công việc liên tục:

Việc kiểm tra tiến độ công việc sẽ cho bạn thấy được mức độ tiến triển, và thời gian còn lại bao lâu để hoàn thành nhiệm vụ. Nhờ vậy, bạn có thể tự điều chỉnh thời gian làm việc phù hợp hơn, đồng thời cũng biết những vấn đề phát sinh trong công việc để có phương án tiếp theo. 

• Biết nói “từ chối”:

Bạn phải lên lịch các công việc quan trọng cần làm. Nếu như nhận thấy không thể hoàn thành được các việc đó đúng thời hạn, bạn nên từ chối lời nhờ vả không quá quan trọng của đồng nghiệp. Điều này thường thấy ở những bạn mới đi làm, sợ mâu thuẫn hay mất lòng với đồng nghiệp nên ôm hết các đầu việc, dẫn đến chẳng công việc nào hoàn thành và bị đánh giá kém.

• Kỷ luật bản thân:

Mọi kế hoạch sắp xếp sẽ không thành công nếu bản thân mỗi người thiếu đi tính kỷ luật. Nghĩa là bạn không được trì hoãn với những mục tiêu công việc đặt ra và phải làm đến cùng. Bạn hãy bắt đầu với những mục tiêu nhỏ nhất và kiên định làm đúng theo kế hoạch để tạo thói quen về sau cho những nhiệm vụ lớn hơn.

• Không gian làm việc luôn sạch sẽ:

Nguồn cảm hứng làm việc mỗi ngày không ít thì nhiều đều đến từ khu vực làm việc của bạn. Nếu bàn làm việc quá lộn xộn sẽ dễ làm xao nhãng công việc, vì biết đâu bạn cần tìm tài liệu nào đó nhưng phải mất hàng giờ mới tìm thấy. Chính vì vậy bạn nên dẹp dọn thường xuyên và loại bỏ những đồ đạc không cần thiết xung quanh khu vực làm việc.

Tóm lại, kỹ năng sắp xếp công việc có thể được rèn luyện và bản thân bạn phải kiên trì thực hiện mới có thể đạt thành công. Hy vọng, bài viết này sẽ giúp các bạn nhìn nhận lại bản thân, học cách lên kế hoạch và sắp xếp để đạt hiệu quả cao hơn trong công việc. Ngoài ra, bạn có thể tìm hiểu các kỹ năng cần thiết khác để nâng cao kỹ năng của bản thân mình nhé!