Cách xây dựng nhóm làm việc hiệu quả dành cho người lãnh đạo

Bất kỳ doanh nghiệp, phòng ban nào cũng đều mong muốn đội ngũ của mình thật xuất sắc và hài hoà, nhằm mang đến kết quả kinh doanh vượt trội. Nhưng làm cách nào để xây dựng nhóm làm việc hiệu quả? Hãy theo dõi bài viết bên dưới nhé.

1. Như thế nào là kết quả làm việc nhóm?

Nhóm làm việc hiệu quả tập hợp những người có kỹ năng, lẫn kiến thức để bổ sung, tương tác cùng nhau đạt đến một mục tiêu chung. Và để xây dựng nhóm làm việc hiệu quả, doanh nghiệp cần xét đến các yếu tố sau:

• Mục đích rõ ràng

Các thành viên trong nhóm phải hiểu rõ và nỗ lực đạt được mục tiêu đề ra, đồng thời, họ biết được những công việc phải làm và tầm quan trọng của chúng. Thêm vào đó, những mục tiêu thực hiện phải có thách thức và hướng đến mục đích chung. Mỗi thành viên trong nhóm đều có nhiệm vụ cụ thể và kết nối với nhau trong chuỗi công việc cũng như mục tiêu. 

•  Truyền sức mạnh

Một nhóm hiệu suất phải luôn được truyền sức mạnh bằng cách cập nhật tình hình kinh doanh, chính sách để thúc đẩy khả năng của các thành viên. Thêm vào đó, nhóm luôn được phân quyền nhất định nhằm đưa ra quyết định trong công việc, cũng như các vấn đề liên quan đến mục tiêu chung. Ngoài ra, phòng ban luôn tổ chức đào tạo, hướng dẫn, hỗ trợ mọi thành viên nâng cao khả năng để tiến xa hơn. 

• Giao tiếp hiệu quả

Những đóng góp, ý tưởng của các thành viên đều được ghi nhận và xem xét từ trưởng nhóm. Cùng với đó, tất cả thành viên phải có kỹ năng lắng nghe, tiếp nhận ý kiến của nhau để cùng giải quyết vấn đề. Đặc biệt hơn, họ nên được đào tạo về giải quyết xung đột và hòa giải cũng như biết cách giao tiếp hiệu quả. Bên cạnh đó, mỗi thành viên trong nhóm cần tôn trọng văn hóa, cách sống, tuổi tác của mỗi cá nhân, cũng như quan tâm giúp đỡ lẫn nhau. 

• Linh hoạt

Xây dựng nhóm làm việc hiệu quả thành công phải có sự linh hoạt trong công việc như hỗ trợ, chia sẻ trách nhiệm, hướng dẫn cho thành viên mới. Hơn thế nữa, mọi thành viên đều có khả năng thích ứng với thay đổi và nhanh chóng có giải pháp cho các vấn đề. Họ luôn xem sai lầm là kinh nghiệm để phát triển, thay vì bỏ cuộc và đổ lỗi.

•  Tối ưu hiệu quả đầu ra

Nhóm làm việc năng suất luôn có những thành tựu công việc xuất sắc và không bao giờ trễ thời hạn. Đồng thời, nhóm làm việc với công suất cao nhất để mang đến kết quả còn hơn cả mong đợi, họ cũng có khả năng giải quyết các vấn đề phát sinh cũng như ra quyết định nhanh chóng. Song song đó, họ luôn có thái độ hợp tác với phòng ban khác để mang đến chất lượng công việc tốt nhất.

• Được công nhận thành quả

Những người đứng đầu nhóm đều dành sự công nhận cho thành viên cùng đội với những gì họ đạt được. Hơn nữa, tất cả thành viên của nhóm không có sự ganh đua, thay vào đó đều đánh giá cao đồng đội của mình. Ngoài ra, họ sẽ có các hoạt động gắn kết để chúc mừng cho thành công của nhóm.

2. Các giai đoạn cần trải qua khi xây dựng công việc nhóm

Có nhiều hình thức xây dựng nhóm làm việc, nhưng nhìn chung đều trải qua 4 giai đoạn gồm:

• Khởi tạo

Đây là bước đầu xây dựng, vì có thể các thành viên chưa bộc lộ hết khả năng của mình, trưởng nhóm hay lãnh đạo nên để mỗi thành viên thử sức với năng lực lãnh đạo. Nhớ rằng, giai đoạn này sẽ không có kết quả ngay mà cần có thời gian.

• Đột phá và bất đồng

Giai đoạn này, trưởng nhóm hoặc lãnh đạo phải điều hướng thành viên tập trung vào mục tiêu chung, vì họ chỉ mới tham gia làm việc với nhau và còn bỡ ngỡ với những nhiệm vụ mới chưa từng làm trước đó. Do đó, lãnh đạo cấp cao cần đối mặt với sự tranh cãi, lý luận từ họ. Nhưng nhờ đó họ sẽ có cơ hội va chạm với nhau nhằm tiến tới sự hợp tác sau này.

• Vào giai đoạn ổn định

Sau một thời gian làm việc, các thành viên đã quen dần tính cách, cũng như hiểu cách làm việc của nhau hơn. Điều này sẽ làm giảm sự xung đột, và họ có xu hướng tập trung vào công việc, giải quyết các vấn đề hơn. Cấp lãnh đạo, trưởng nhóm có thể thúc đẩy họ bằng những nhiệm vụ thách thức hơn để tăng tinh thần đồng đội. 

• Hoàn thiện một nhóm làm việc hiệu quả

Theo thời gian, tất cả thành viên đã nắm bắt được điểm mạnh của đồng đội, nhanh chóng hiểu rõ mục tiêu và nhiệm vụ. Lúc này, họ đã cởi mở, tin tưởng, hỗ trợ, đồng thời đưa ra quan điểm đóng góp thay vì gạt bỏ như trước. Song song, các thành viên sẽ thể hiện sự linh hoạt khi ra quyết định cho các ý tưởng, nhiệm vụ, đồng thời chịu trách nhiệm về kết quả đầu ra. Đây là giai đoạn chứng minh công cuộc xây dựng nhóm làm việc của bạn thật sự năng suất. 

Trên đây là những thông tin về cách xây dựng nhóm làm việc hiệu quả mà bạn cần biết trong công cuộc quản trị. Để có được đội ngũ như trên, với tư cách là lãnh đạo và cấp trên, bạn phải kiên nhẫn quan sát, hành động có kế hoạch qua các giai đoạn. Điều quan trọng là, cấp lãnh đạo phải gắn kết được quy trình làm việc của đội nhóm để họ va chạm giải quyết vấn đề cùng nhau, từ đó thấu hiểu và hỗ trợ đồng đội hơn.