6 nguyên nhân khiến hệ thống ERP không hiệu quả và giải pháp

Nhiều doanh nghiệp đã biết đến và bắt đầu ứng dụng ERP vào quản trị. Tuy nhiên, vẫn có các doanh nghiệp cảm thấy hệ thống ERP không hiệu quả. Bài viết này sẽ gợi ý cho doanh nghiệp nguyên nhân vì sao hệ thống ERP hoạt động không như hiệu quả mong đợi và đề xuất cách giải quyết thực trạng.

1. Doanh nghiệp quá gắn bó với hệ thống cũ

Sử dụng hệ thống ERP không hiệu quả một phần nguyên nhân do phía doanh nghiệp thiếu quyết đoán, các cấp còn do dự chưa gỡ bỏ hoàn toàn hệ thống cũ. Chính điều này khiến hệ thống ERP không thể phát huy hết tác dụng.

Vậy nên, doanh nghiệp cần bỏ thời gian chú trọng đào tạo nhanh chóng, để tập thể và các phòng ban nắm vững tất cả thao tác phần mềm. Bên cạnh đó, tài liệu hướng dẫn cần được tổng hợp và lưu trữ, phòng trường hợp nhân viên nghỉ việc sẽ rất tốn thời gian và công sức để bổ túc lại từ đầu cho người mới.

Thêm một lưu ý, chủ doanh nghiệp và các cấp lãnh đạo nên tiên phong sử dụng hệ thống ERP để làm gương cho tập thể nhân viên. Từ đó, mọi người sẽ có động lực thích ứng với hệ thống mới nhanh hơn.

2. Ngại học cái mới, thậm chí phản kháng

Thói quen sử dụng phần mềm quen thuộc của nhân viên rất khó thay đổi trong thời gian ngắn. Đặc biệt với phần mềm ERP, dẫn đến thay đổi rất lớn cũng như phức tạp hơn, yêu cầu đầu vào chính xác, hệ thống phải liên kết chặt chẽ, các khâu kiểm soát lẫn nhau nên sẽ khó khăn khi muốn chỉnh sửa.

Do đó, cấp lãnh đạo nên tổ chức cuộc họp với các thành viên chủ chốt của tổ chức, cho họ biết mục đích và hiệu quả to lớn mà ERP đem lại, cũng như những thách thức đi kèm. Khi thấy có sự phản kháng từ phía nhân viên, cấp quản lý cần tìm hiểu nguyên nhân và cách giải quyết, hoặc liên hệ với công ty cung cấp giải pháp để được hỗ trợ. Quan trọng hơn hết, quá trình triển khai ERP cần sự kiên quyết đến từ ban lãnh đạo và nhân viên cũng phải hiểu rõ việc thay đổi này.

3. Thiếu tài nguyên đảm trách

Thiếu nhân lực đảm trách trong dự án là nguyên nhân khác dẫn đến sử dụng ERP thất bại. Vì hệ thống do con người triển khai nên một khi nhân lực không đảm bảo các yếu tố phù hợp, kiên trì, nhiệt huyết thì dự án dù tốt cũng sẽ gặp thất bại. 

Ngoài ra, doanh nghiệp thiếu cơ sở hạ tầng cũng được xem là nguyên nhân dẫn đến hệ thống ERP hoạt động kém. Chẳng hạn như, server, băng thông, phần cứng không đạt chất lượng để ERP hoạt động hiệu quả.

4. Mô hình thiết kế chưa phù hợp

Mỗi doanh nghiệp đều muốn tùy chỉnh và thiết kế lại phần mềm ERP sao cho phù hợp với đặc thù kinh doanh của mình. Tuy nhiên, nếu như bạn tùy chỉnh gần như đập đi hệ thống đang có và xây lại mới hoàn toàn, bạn đang phá vỡ cấu trúc ERP và sẽ phải bỏ ra rất nhiều chi phí.  Hơn nữa, ERP đã được các công ty hàng đầu xây dựng và áp dụng thành công, tức nó đã được chuẩn hóa với đa số doanh nghiệp.

Do đó, doanh nghiệp phải tìm đến nhà tư vấn để cùng làm việc, trao đổi về mô hình quản trị muốn thực thi để xem có tương thích với ERP hay không. Doanh nghiệp hãy đảm bảo quy trình đã được thống nhất giữa cấp lãnh đạo và nhân viên, nếu không rất dễ phát sinh mâu thuẫn.

5. Tiếp cận một cách sai lầm

ERP là phần mềm quản trị tổng thể cho nên doanh nghiệp phải cho các bộ phận sử dụng triệt để và toàn diện. Nhưng nếu doanh nghiệp chỉ muốn có một hệ thống công nghệ mới chứ không phải là lựa chọn chiến lược, tỷ lệ thất bại sẽ rất cao. 

Doanh nghiệp cần phải xác định rõ mục tiêu, nhu cầu để quyết định có nên triển khai ERP hay không. Nếu ban lãnh đạo không nghiêm túc và cẩn trọng ngay từ đầu, việc triển khai sẽ kéo dài không cần thiết và gần như không thành công.

6. Lý tưởng hóa khi triển khai ERP

Sai lầm thường thấy của doanh nghiệp là chưa hiểu rõ phần mềm đã vội triển khai, không biết được quy mô có phù hợp hay không. Điều này có thể xuất phát từ việc ban lãnh đạo kỳ vọng quá cao ERP sẽ giải quyết tất cả bài toán lợi nhuận của họ, hoặc do việc hứa hẹn quá đà từ phía cung cấp dịch vụ.

Vậy nên, ngay từ khi bắt đầu, cả hai bên cùng trung thực và cởi mở, đánh giá đúng những lợi ích, kể cả các thách thức khi vận hành ERP, tránh sự thất vọng về sau.

Những nguyên nhân và giải pháp trên là những thông tin hữu ích giúp doanh nghiệp có thể xem xét lại trước khi triển khai hệ thống ERP, tránh lãng phí nguồn lực khi không có mục tiêu rõ ràng. Đồng thời, doanh nghiệp có thể liên hệ BEMO để trải nghiệm các phân hệ quản trị nguồn nhân lực, quản lý tài sản, chăm sóc khách hàng, hệ thống quản lý bán hàng với chi phí cạnh tranh trước khi ra quyết định cuối cùng.