Hệ thống ERP là gì? Lợi ích của ERP trong quản lý doanh nghiệp?
Ngày nay, bên cạnh các ứng dụng công nghệ giúp doanh nghiệp giải quyết nhiều bài toán quản trị, quá trình chuyển đổi số cũng trở thành lợi thế cạnh tranh quan trọng. Điển hình là hệ thống ERP – Enterprise Resources Planning (Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp), một giải pháp được công nhận mang đến lợi ích kinh tế về dài lâu. Nhưng hiện nay ở Việt Nam có rất nhiều doanh nghiệp vừa và lớn vẫn chưa tiếp cận và hiểu về giá trị cốt lõi của hệ thống này.
Bài viết dưới đây sẽ đặt nền tảng khởi đầu cho bạn, những người đang có nhu cầu tìm hiểu và triển khai hệ thống ERP để nâng cao hiệu quả quản trị kinh doanh.
Table of Content
1. ERP là gì?
Dẫu với lượng lớn thông tin tràn ngập trên các diễn đàn, bạn chỉ cần ghi nhớ ERP là phần mềm hoạch định tài nguyên doanh nghiệp, viết tắt của 3 từ Enterprise, Resources, và Planning.
Đầu tiên, chúng tôi sẽ giải thích yếu tố tài nguyên (R). Đây là từ thể hiện nguồn lực cốt lõi, đặc biệt trong lĩnh vực công nghệ thông tin nó ám chỉ phần mềm, phần cứng, hoặc dữ liệu sử dụng được trên một hệ thống.
Trong hệ thống ERP, đòi hỏi các doanh nghiệp phải có khả năng chuyển đổi nguồn nhân lực thành tài nguyên, và các bộ phận là đầu mối khai thác sẽ cập nhật tình trạng của nguồn lực.
Lý do tài nguyên (R) được nhắc đến đầu tiên là để nhấn mạnh rằng việc triển khai ERP thành công hay không, phụ thuộc chính vào yếu tố này. Doanh nghiệp phải tìm được đội ngũ tư vấn có năng lực, kết hợp song song với quy trình làm việc chặt chẽ trong lúc triển khai hệ thống ERP.
Có thể nói, giai đoạn này sẽ bắt đầu chuẩn hóa dữ liệu, cũng như tốn chi phí nhiều nhất để chuyển nhân lực thành tài nguyên (R).
Tiếp đến, chúng ta sẽ cùng phân tích yếu tố hoạch định (P) để biết doanh nghiệp khi triển khai hệ thống ERP sẽ có kế hoạch như thế nào?
Khả năng dự đoán và tính toán của hệ thống ERP sẽ giúp doanh nghiệp dự trù được những phát sinh trong các khâu vận hành. Chẳng hạn, ERP giúp các cửa hàng tính toán số lượng tồn kho để biết những mặt hàng nào sắp hết, và người chịu trách nhiệm có thể lên kế hoạch quản lý và bổ sung hàng hóa kịp thời.
Ngoài ra, các doanh nghiệp còn có thể lên kế hoạch cho chính sách giá, chiết khấu, thu mua sẽ giúp giảm thiểu sai sót trong kinh doanh thực tế. V
iệc hoạch định (P) của ERP còn hỗ trợ doanh nghiệp lập các kế hoạch quản trị và hậu mãi cần thiết trong việc kinh doanh như quản trị nguồn nhân lực, quản lý bán hàng, chăm sóc khách hàng hiệu quả,…
Sau khi đã có được tài nguyên vững chắc, kế hoạch vận hành trơn tru, thì chữ (E) – Enterprise thể hiện sự kết nối thiết yếu giữa các phòng ban.
Điều này nghĩa là tất cả các hoạt động của doanh nghiệp đều được tối ưu trên cùng một hệ thống duy nhất, và nhà quản lý có thể kiểm tra, phân tích hiệu suất từng bộ phận một cách dễ dàng.
Những khó khăn quản trị tổng thể doanh nghiệp có thể giải quyết trọn vẹn trên cùng một nền tảng ERP.
Ví như khi không có hệ thống ERP, trong khâu tuyển dụng nhân sự, ứng viên phải trải qua một quy trình điền biểu mẫu, phòng nhân sự xử lý thông tin, nhập liệu trên hệ thống tiêu tốn nhiều thời gian.
Hơn nữa, sau quá trình phỏng vấn, bộ phận chuyên môn sẽ phải quyết định có lựa chọn ứng viên hay không. Nếu có, các bộ phận khác phải tham gia chuẩn bị để chào đón nhân viên mới, phòng quản lý thiết bị cũng cần lên kế hoạch cấp phát máy tính và một loạt giấy tờ kèm theo để quản lý tài sản.
Quá trình này gây khó khăn khi các phòng ban phải thực hiện nhiệm vụ trên các hệ thống riêng lẻ, vì mỗi bên liên quan sẽ không thể nào biết được công việc đang đến giai đoạn nào và không có phương án xử lý kịp thời khi có vấn đề xảy ra.
Như vậy, ERP được sinh ra để giải quyết những vấn đề quản trị toàn diện giúp tối ưu hóa các quy trình, kết nối chặt chẽ các phòng ban hơn.
2. Hệ thống ERP đã mang đến những giải pháp quản trị nào?
Những lợi ích nổi bật của ERP là chuẩn hóa quy trình và kết nối các bộ phận, giúp giải quyết bài toán quản trị triệt để. Có thể nói ERP là hệ thống all-in-one gồm các phân hệ. Dưới đây là 5 phân hệ đặc trưng được BEMO chú trọng khi triển khai nhắm đến các doanh nghiệp tầm trung và lớn:
- Giải pháp quản trị nguồn nhân lực
- Giải pháp quản lý bán hàng
- Giải pháp chăm sóc khách hàng
- Giải pháp quản trị tài sản
- Giải pháp quản lý và giao việc
Vậy mỗi phân hệ sẽ giải quyết bài toán quản trị nào?
- Quản trị nguồn nhân lực:
Khi quy mô doanh nghiệp phát triển, thì quy trình quản trị nguồn nhân lực đòi hỏi phải sát sao hơn. Phân hệ này sẽ giúp các doanh nghiệp tự động hóa mọi quy trình từ khâu tuyển dụng, chấm công, khen thưởng, đến đo lường hiệu suất từng nhân viên. Dựa vào đó, doanh nghiệp có thể hoạch định sử dụng tài nguyên một cách phù hợp.
- Quản lý bán hàng:
Những thách thức trong quản trị bán hàng được tối ưu toàn diện khi doanh nghiệp có thể tích hợp phần mềm bán hàng, mua hàng, kiểm kho, kết nối hệ thống đơn vị giao vận, hoặc các ứng dụng ngoại vi trên cùng một hệ thống.
Thêm vào đó, các doanh nghiệp có thể xử lý những vấn đề bán hàng nhanh chóng như kiểm tra quá trình vận chuyển hay số lượng hàng tồn kho trên phân hệ này.
- Chăm sóc khách hàng:
Hệ thống ERP không chỉ dừng ở khâu bán hàng, mà giải pháp còn giúp kết nối tối ưu vòng đời giao dịch của khách hàng qua phân hệ chăm sóc khách hàng (CRM). Tại giai đoạn này, hệ thống sẽ ghi nhận những phản hồi nhanh chóng và hỗ trợ đội ngũ kinh doanh dễ dàng tăng doanh số bán hàng.
Đặc biệt, các báo cáo trên hệ thống là thước đo để doanh nghiệp nhìn nhận tình hình kinh doanh, phản hồi về thương hiệu một cách trực quan nhất nhằm điều chỉnh kịp thời.
- Quản lý tài sản:
Khi doanh nghiệp tăng trưởng về quy mô, việc kiểm soát tài sản như mua, cấp phát, luân chuyển…sẽ gặp khó khăn nếu không có hệ thống liên kết các bộ phận.
Thiết lập ERP là một cách thông minh để tối ưu chi phí khi doanh nghiệp có thể kiểm tra phân công công việc của từng nhân viên, số lượng tài sản ở từng bộ phận, giúp giảm thiểu rủi ro lãng phí và mất mát.
Thậm chí, hệ thống còn cho biết những tài sản nào sắp đến kỳ hết hạn hay cần bảo dưỡng để phòng ban mau chóng xử lý.
- Quản lý giao việc:
Phân hệ này giúp người quản lý phân chia và tạo danh sách các công việc cần thực hiện, cũng như theo dõi tiến độ hoàn thành công việc của nhân viên. Mỗi nhiệm vụ có thể được giao cho một hoặc nhiều người.
Trong quá trình làm việc, hệ thống sẽ tự động cập nhật tiến độ hoàn thành để người quản lý tiện theo dõi và thay đổi kịp thời.
Bạn có thể tìm hiểu thêm Nguyên nhân khiến ERP được xem là không phù hợp với doanh nghiệp?
3. Hệ quả ERP mang đến cho các doanh nghiệp trung và lớn
Chúng ta không thể phủ nhận rằng thời đại số hóa đã mở ra phương thức quản trị mới giúp doanh nghiệp vận hành suôn sẻ và chuyên nghiệp hơn. Trong đó, ERP là một phần không thể thiếu khi các doanh nghiệp vừa và lớn đang muốn phát triển quy mô theo cấp số nhân.
Những hệ quả chúng ta có thể thấy được khi phân tích các giá trị cốt lõi của việc triển khai hệ thống ERP và các phân hệ quản trị trên là:
- Kết nối nội bộ hỗ trợ quá trình làm việc hiệu quả thay vì mỗi phòng ban hoạt động trên một phần mềm riêng, gây khó khăn cho doanh nghiệp khi cần ra quyết định nhanh chóng.
- Ban quản lý có thể kiểm tra chi tiết các hoạt động, thông tin công việc trên cùng một giao diện cung cấp đa dạng các báo cáo.
- Dựa trên nhu cầu của từng phòng ban mà các doanh nghiệp có thể tùy chỉnh cho phù hợp và đồng bộ quy trình.
- Mỗi phòng ban có thể đo lường chi tiết hiệu suất của mỗi nhân viên trên hệ thống.
Tóm lại, hệ thống ERP mang đến giải pháp toàn diện cho doanh nghiệp, giúp quản lý chặt chẽ hơn, tăng năng suất và hiệu quả kinh doanh. Hãy tiếp tục theo dõi chúng tôi để được cập nhật nhiều thông tin hữu ích khác nhé.
