Xây dựng quy trình quản lý giao việc hiệu quả
Bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần xây dựng cho mình một quy trình quản lý giao việc hiệu quả. Đây là yếu tố quan trọng giúp tối ưu nguồn lực, hạn chế lãng phí thời gian và là nền móng cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
Tuy nhiên, việc xây dựng quy trình giao việc hiệu quả, phù hợp với doanh nghiệp đồi hỏi nhiều kiến thức và kỹ năng nhất định. Cùng Bemo tìm hiểu sâu hơn qua bài viết dưới đây.
Table of Content
1. Tại sao nên xây dựng quy trình quản lý giao việc?
Quy trình làm việc là tập hợp các công việc, nhiệm vụ được thực hiện theo một thứ tự cố định nhằm chuyển đổi các yếu tố đầu vào thành các kết quả đầu ra. Tùy tính chất, chức năng của các phòng ban mà quy trình làm việc, phân công nhiệm vụ cũng khác nhau.
Mặc dù mất nhiều thời gian, đòi hỏi nhân lực có kiến thức và kỹ năng, việc xây dựng quy trình quản lý giao việc là điều tất yếu, đặt nền móng để định hướng và phát triển doanh nghiệp. Một quy trình hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp tháo gỡ nút thắt kịp thời và đem lại nhiều lợi ích như:
- Nâng cao năng suất làm việc:
Khối lượng công việc được giải quyết tăng lên khi từng nhân viên đều nắm rõ công việc của mình. Nhà quản lý không còn mất thời gian để phân công và theo dõi dõi một cách thủ công.
- Hạn chế rủi ro vận hành:
Giờ đây khi mọi công việc đều được phân chia rõ ràng, cụ thể đến từng nhân viên, nỗi lo chồng chéo, không kiểm soát được các đầu việc của nhà quản lý cũng theo đó mà giảm xuống.
- Kiểm soát và đánh giá hiệu quả công việc:
Tiến độ của các phòng ban đều được hiển thị trực quan trên cùng một hệ thống giúp nhà quản lý nắm bắt kịp thời và dễ dàng đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên.
Đối với nhân viên, họ có thể theo dõi, tự cập nhật tiến độ công việc và có phương pháp phân bổ thời gian, nguồn lực thực hiện công việc để hoàn thành KPIs.
- Tối ưu nguồn nhân lực và chi phí vận hành:
Các quy trình được chuẩn hóa, nhà quản lý phân chia đúng người đúng việc giúp cắt bỏ những khâu dư thừa.
- Nâng cao vị thế cạnh tranh:
Trong thời đại chuyển đổi số, một quy trình quản lý giao việc hiệu quả sẽ tạo nền tảng vững chắc và là bàn đạp giúp nâng cao vị thế cạnh tranh trên thị trường.
Với những lợi ích trên, có thể thấy xây dựng và vận hành quy trình quản lý giao việc chính là bước đầu cho sự thành công của doanh nghiệp. Vậy làm thế nào để xây dựng một quy trình phù hợp? Cùng tìm hiểu phần kế tiếp với Bemo nhé.
2. Những bước xây dựng một quy trình hiệu quả
Mặc dù xây dựng một quy trình giao việc hiệu quả chưa bao giờ là dễ dàng, nhưng chúng sẽ đơn giản hơn khi doanh nghiệp nắm được 5 bước sau đây.
Bước 1: Xác định nhu cầu, phạm vi và mục tiêu công việc
Bước đầu tiên nhà quản lý cần xác định được mục đích, phạm vi, nhu cầu và nhiệm vụ của công việc để từ đó hình thành những bước đi tiếp theo cho quy trình.
Chỉ khi xác định được mục đích công việc, doanh nghiệp mới có thể kiểm soát tốt thời gian thực hiện, tần suất thực hiện công việc của mỗi cá nhân.
Bên cạnh đó, phạm vi của mỗi quy trình sẽ hỗ trợ nhà quản lý nắm được lượng công việc sẽ giao cụ thể cho từng cá nhân, từng phòng ban. Có như vậy, doanh nghiệp mới vận hành quy trình thuận lợi hơn, tạo kết nối hiệu quả đến các nhân viên và thúc đẩy năng suất làm việc.
Bước 2: Xác định cụ thể từng bước trong quy trình làm việc
Để có thể triển khai nhanh chóng, hiệu quả, nhà quản lý cần xác định cụ thể các bước trong quy trình làm việc và viết thành các bản mô tả. Đây sẽ là tài liệu hỗ trợ đội ngũ nhân viên hiểu và theo dõi được quy trình làm việc thực tế để hoàn thành chúng một cách tốt nhất.
Thông thường, các nhà quản lý sử dụng mô hình 5W – 1H – 5M để phân tích và định hình một quy trình. Mô hình này giúp nhà quản lý có cái nhìn tổng quan, phối hợp các nguồn lực của tổ chức hiệu quả hơn, tập trung vào mục tiêu chính của công việc. Nội dung mô hình 5W – 1H – 5M cụ thể như sau:
- Why – xác định mục tiêu, yêu cầu công việc
Nhà quản lý khi xây dựng bất cứ một quy trình nào cũng cần phải trả lời được câu hỏi
– Tại sao phải xây dựng quy trình này?
– Nó giúp gì cho doanh nghiệp, cho bộ phận của bạn?
– Nếu không làm thì sẽ như thế nào?
Đây chính là cách xác định mục tiêu, yêu cầu của công việc, từ đó nhà quản lý luôn hướng vào trọng tâm công việc, kiểm soát và đánh giá được hiệu quả cuối cùng.
- What – xác định nội dung công việc.
Với những mục tiêu, yêu cầu công việc đã đặt ra, doanh nghiệp cần xác định cụ thể nội dung công việc cần làm và các bước thực hiện phần công việc đó như thế nào?
- Where, When, Who – Xác định địa điểm, thời gian và nguồn nhân sự thực hiện công việc.
Nhà quản lý cần linh hoạt trả lời cho các nội dung sau tùy vào quy mô, đặc thù của công việc, quy trình.
– Where: công việc sẽ triển khai tại đâu?; kiểm tra tại bộ phận nào?;…
– When: công việc được thực hiện khi nào?; giai đoạn nào cần chú ý?;… Bên cạnh đó, nhà quản lý cần chú ý xác định được mức độ khẩn cấp, quan trọng của từng loại công việc để xây dựng quy trình hiệu quả nhất.
– Who: người chịu trách nhiệm chính cho công việc này là ai?; người kiểm tra, hỗ trợ là ai?;…
- How – Xác định phương pháp thực hiện công việc.
Đây được xem là bước giúp nhà quản lý truyền tải quy trình đến với đội ngũ của mình thông qua mô tả cách thức thực hiện công việc, tiêu chuẩn đánh giá, cách vận hành máy móc, thiết bị và các loại tài liệu khác có liên quan.
- 5M – Xác định nguồn lực
Vẫn còn nhiều nhà quản lý mắc sai lầm ghi chỉ chú trọng đến đầu việc mà quên đi nguồn lực để thực hiện chúng. Nếu không có nguồn lực, thì kế hoạch cũng vẫn mãi nằm trên giấy mà thôi.
Do đó, quản lý và sử dụng hiệu quả nguồn lực là nền tảng đảm bảo cho quy trình vận hành một cách hiệu quả. Nguồn lực bao gồm các yếu tố sau:
– Man – nguồn nhân lực: nhân sự triển khai dự án có đáp ứng kỹ năng, trình độ, kinh nghiệm của công việc hay không?; nếu cần thêm nguồn lực dự phòng thì ai và số lượng người hỗ trợ là bao nhiêu?…
– Money – ngân sách: công việc này cần nguồn ngân sách bao nhiêu?; Việc giải ngân sẽ được thực hiện mấy lần và vào giai đoạn nào?;…
– Material – nguyên, vật liệu/hệ thống cung ứng: đâu là những công nghệ mà bạn sẽ áp dụng trong triển khai công việc?; những tiêu chuẩn về thiết bị, nguyên liệu đầu vào là gì?;…
– Method – phương pháp làm việc: công việc được thực hiện cụ thể bằng cách nào?
Bước 3: Phân quyền trong một quy trình
“Đúng người đúng việc” không những thúc đẩy hiệu quả của một quy trình mà còn giúp nhà quản trị theo dõi, giám sát, đánh giá từ một nguồn nhất định thay vì sự rời rạc dữ liệu từ nhiều phòng ban, nhân viên đổ về. Do đó, nhân sự tham gia công việc cần được phân quyền phù hợp và hiệu quả và thường gồm 3 nhóm sau:
- Người thực hiện: là những nhân viên trực tiếp thực hiện công việc trong quy trình.
- Người giám sát: là người chịu trách nhiệm về kết quả, quá trình triển khai các đầu việc cho người thực hiện. Họ cũng đóng góp ý kiến và nhận xét, định hướng xử lý công việc hiệu quả hơn cho người thực hiện.
- Người hỗ trợ: là những người góp ý, cố vấn kinh nghiệm, hỗ trợ chuyên môn cho người thực hiện. Dù không trực tiếp tham gia triển khai công việc trong quy trình nhưng đây là một đội ngũ quan trọng và làm nên thành công của công việc.
Bước 4: Kiểm tra, kiểm soát quy trình
Cùng những mô hình đã nêu ra ở trên, nhà quản lý đồng thời phải đo lường và xác định những phương pháp kiểm soát, kiểm tra thường xuyên, từ đó, đánh giá được hiệu quả của quy trình quản lý giao việc và tối ưu chúng ngày tốt hơn.
- Xác định phương pháp kiểm soát
Thiết lập các chỉ số KPIs là một trong những phương pháp mà doanh nghiệp thường sử dụng. Tùy vào nhiệm vụ, tính chất của mỗi phòng ban mà nhà quản lý sẽ đưa ra những chỉ số phù hợp.
Những chỉ số KPIs này sẽ là thước đo chất lượng, hiệu quả công việc trên mỗi nhân viên hoặc bộ phận và là động lực thúc đẩy năng suất làm việc của mỗi cá nhân.
Thông thường, việc kiểm soát quy trình được thực hiện thông qua các yếu tố: đơn vị đo lường các công việc, công cụ và phương pháp đo lường, các điểm kiểm soát và điểm kiểm soát trọng yếu cần quan tâm.
- Xác định phương pháp kiểm tra.
Đây cũng là một bước quan trọng trong xây dựng quy trình quản lý giao việc và doanh nghiệp cần xác định được: đâu là bước cần được kiểm tra?; cần thực hiện việc kiểm tra này bao nhiêu lần và ai sẽ là người đảm nhận chúng?; hay đâu là điểm kiểm tra trọng yếu?…
Trả lời được các câu hỏi trên, quá trình kiểm tra sẽ đạt hiệu quả như mong muốn. Ngoài ra, các doanh nghiệp cũng cần tuân thủ nguyên tắc 80/20 để quy trình hoàn hảo hơn bởi khi kiểm tra 20% số lượng nhưng tìm ra đến 80% khối lượng sai sót.
Bước 5: Tổng hợp báo cáo
Một quy trình mà thiếu đi báo cáo sẽ không có ý nghĩa gì trong việc đánh giá hiệu quả vì doanh nghiệp không có gì để đo lường, kết luận những hoạt động, kết quả đạt được của nhân viên, phòng ban.
Do đó, bước cuối cùng trong xây dựng quy trình là doanh nghiệp cần một người hoàn thành hoặc nhận, tổng hợp báo cáo từ các nhân viên, phòng ban và chuyển giao lại cho cấp lãnh đạo.
Trong thời đại chuyển đổi số ngày nay, các doanh nghiệp không cần lãng phí nguồn lực cho việc viết và tổng hợp báo cáo khi họ đã có các giải pháp công nghệ hỗ trợ và trích xuất bất kỳ loại báo cáo nào nhà quản lý cần.
Với những bước cơ bản trên, Bemo hi vọng doanh nghiệp của bạn sẽ xây dựng được một quy trình quản lý giao việc chỉnh chu và phù hợp nhất.
Tuy nhiên, tùy từng giai đoạn phát triển của doanh nghiệp mà có những quy trình khác nhau đòi hỏi cách xây dựng phức tạp và đa dạng hơn, lúc này ERP – hệ thống quản trị tổng thể chính là giải pháp lý tưởng mà bạn có thể cân nhắc.
Một doanh nghiệp hoạt động hiệu quả khi có quy trình làm việc rõ ràng, quyền và nhiệm vụ được phân chia cụ thể đến từng nhân viên. Đó sẽ là nền tảng giúp doanh nghiệp gia tăng hiệu suất, tạo cơ hội phát triển cho nhân viên và cả doanh nghiệp.
Nếu doanh nghiệp của bạn vẫn còn đang loay hoay tìm ra quy trình quản lý giao việc phù hợp và chỉ trên một nền tảng duy nhất. Hãy liên hệ với Bemo để được tư vấn bộ giải pháp phù hợp và bắt kịp với xu hướng công nghệ hiện nay nhé.
