効果的なタスク管理プロセスを構築する

特に中小企業にとって、仕事の割り当てプロセスを構築することは容易ではありません。 BEMOは、この記事の簡単な手順で企業がワークフローを構築するのに役立ちます。

Table of Content

1. なぜタスク管理プロセスを構築する必要があるのですか？

取締役会と経営陣は、差し迫った「ボトルネック」を監視、評価、解決するため、割り当て管理プロセスは必須です。割り当て管理プロセスを構築する利点は次のとおりです。

オペレーショナルリスクを徹底的に制限する：ジョブ割り当てプロセスでは、各メンバーのタスクが明確に分割されて順序付けられているため、企業は作業の重複や管理の難しさを心配する必要がありません。
効率の向上：同じシステムで作業を割り当てる標準化されたプロセスがある場合、交換、監視、およびプロンプトの時間が短縮されることを企業が認識することは難しくありません。または、企業は適切な仕事を適切な人に割り当てることができます。それによって作業効率も向上します。
作業効率を管理および評価する機能：タスクを割り当ててメモを取り、思い出させる必要がありますか？または頭痛の種は、複数のワークグループから大量のビジネスメッセージを受信することですか？または、従業員のパフォーマンスを評価するのが難しいですか？すべてのアクティビティ、ジョブ完了レベル…が1つのシステムに表示される場合は、上記の問題が問題になりますか？従業員にとっても、時間とエネルギーを適切に割り当てるため、KPIで完了を確認するのは簡単です。
人材と運用コストの最適化：上記のメリットから、コントロールチームに費やされた給与よりも高い初期費用を支払うことを比較してみてください。それによって、長期的には、多くのメリットとさらに多くのコスト削減が得られます。
競争力の強化：デジタルトランスフォーメーションの時代、従業員に対して企業が専門的な仕事の割り当てプロセスを持っている場合、人材の使用効率を評価するのは簡単であり、ビジネスの地位も大幅に強化されます。

したがって、企業は標準化されたワークフローの構築をスキップすべきではありませんが、どのように開始する必要がありますか？以下を読み続けてください。

2. 効果的な仕事の割り当てプロセスを構築するための手順

効果的なプロセスを構築するには、BODは、ガバナンスの多くの要素が必要ですが、企業は以下の5つのステップを参照することで容易になります。

ステップ1：to do リストを定義する–より効果的な作業結果を得るには、各部門が週、月、四半期ごとに従業員の作業項目を明確に定義する必要があります。彼らはそれをフォローアップするので、割り当てられたタスクをより厳密に追跡します。そしてこれに基づいて、管理者は次のこともできます。

従業員が行っている仕事を知っていますか？
いつ完成しますか？

ステップ2：適切な人員を割り当てる権限を委任する–中規模以上の企業プロセスでは、リーダーは部下と協力するために権限を分割する必要があります。このため、さまざまな部門からの複数のデータソースではなく、結果を追跡し、特定のオーディエンスからレポートを受け取ります。

また、企業は5W-1H-5Mモデルの適用を具体的に次のように検討できます。

5W-1Hは次のとおりです。

何-特定の仕事の内容を定義する必要があります
理由-達成すべき目標
いつ-ジョブの開始時間と終了時間
誰が-誰が主な責任者であり、誰がマネージャーであり、どのサポート部門が必要か
方法-作業はどのように完了しますか？

5Mには以下が含まれます：

人（リソース）-ビジネス側は、必要に応じて、資格、職業、従業員の経験、およびその他の多くの要因を決定する必要があります。
お金-実現にはどれくらいの予算を立てる必要がありますか？そして、それはどのように支払われますか？
材料（必要な材料）-作業をサポートするための材料またはサプライヤーの基準を決定する必要がありますか？
機械（技術/機器）-企業はどの技術を適用する必要がありますか？または、標準的な機器を使用して仕事をしますか？
方法（作業方法）-作業はどのような方法で実行されますか？

ステップ3：適切なKPIを適用する–各部門のタスクに応じて、ビジネスは適切な指標を提供できます。これらの指標は、部門の効率、各従業員が完了した作業の品質の指標となるためです。したがって、評価指標を与えることは、組織がより効率的に働くことを促進するだけでなく、以下の要因に基づいてリソースを浪費しないでしょう。

適用される測定単位
測定に使用するソフトウェアとツールは何ですか？
作業のどの部分をチェックする必要があり、誰が担当しますか？

ステップ4：仕事の目標に関する明確な方向性–会社がビジネス志向を欠いている時、部門が才能を持っていても効果的ではありません。従業員は仕事が割り当てられているという価値を理解していないのでしょうか？リーダーは彼らのパフォーマンスについて悪い評価をしており、それは落胆と辞任につながります。したがって、企業は明確な方向性を示す必要があり、仕事を課すことは簡単です。

ステップ5：レポートの編集–割り当てと優れた報告は、ボーナスまたは警告に対して部門または従業員によって達成された結果を示すため、レポートなしでは何の意味もありません。したがって、企業は、経営陣が実証するために、レポートを受け取り、要約する責任者がいる必要になります。

ただし、このプロセスは中小企業（SME）にのみ適しています。規模が大きくなると、組織はERPのような管理システムを使用して、手動操作なしですべてのアクティビティを監視する必要があります。

上記の基本的な手順で、BEMOは、適切で最も安価なタスク管理プロセスを構築できると考えています。しかし、現在のモデルを適用できない場合は、ERP（全体的な管理システム）について考え、BEMOにアドバイスを求めてください。