Cách để xây dựng kế hoạch tuyển dụng hiệu quả

Lập kế hoạch tuyển dụng không hề đơn giản khi bạn cần phải hiểu rõ những nút thắt của quy trình, nguồn lực đang gặp phải vấn đề gì để đề xuất hướng giải quyết trong bảng kế hoạch. Tuy nhiên, BEMO sẽ giúp bạn xây dựng kế hoạch tuyển dụng dễ dàng hơn trong bài viết hôm nay.

1. Đưa ra quy trình nội bộ chi tiết để xây dựng kế hoạch tuyển dụng

Để có một kế hoạch tuyển dụng rõ ràng, chiến lược phù hợp nhằm thu hút nhân tài, thì bộ phận chuyên trách cần phải xem lại các hoạt động trong quá khứ để điều chỉnh và đánh giá.

Đầu tiên, bộ phận tuyển dụng nên xem lại các bước đầu tiên trong quy trình tuyển dụng như gửi yêu cầu và mô tả công việc có gặp phải 3 vấn đề sau hay không: 

• Bộ phận gửi yêu cầu tuyển dụng bằng tài liệu giấy, hoặc phiếu thông tin gửi qua email 
• Bảng mô tả công việc vẫn chưa được cập nhật từ các phòng ban 
• Thiếu công cụ để kết nối phòng yêu cầu tuyển dụng và bộ phận chuyên trách

Đây là những vấn đề cần được xem xét trong bước đầu tiên của kế hoạch tuyển dụng nhân sự của công ty. Nếu không cải thiện quy trình nội bộ, có thể sẽ ảnh hưởng đến kết quả chiêu mộ nhân tài cho các vị trí trống. 

Cụ thể, nếu bộ phận tuyển dụng thiếu cập nhật mô tả công việc từ phòng ban gửi yêu cầu sẽ dẫn đến truyền đi thông sai lệch khi đăng tuyển ứng viên. Điều này để lại một ấn tượng không tốt khi công việc thực tế khác với bảng mô tả được đăng trên các kênh tuyển dụng. 

2. Phân tích những điểm yếu của quy trình tuyển dụng hiện tại 

Phân tích và sửa sai là quá trình liên tục trong quản trị doanh nghiệp nói chung và bộ phận tuyển dụng nói riêng, nhằm đưa ra giải pháp khắc phục quy trình làm việc. 

Do đó, bộ phận chuyên trách nên phân tích quy trình tuyển dụng theo các bước sau:

2.1. Xác định các bước quan trọng: 

Tại bước này, bạn cần phải xác định trong quy trình tuyển dụng, bước nào là quan trọng nhất, và cần ai là người chịu trách nhiệm nâng cao quy trình. 

Bạn có thể bắt đầu với bước gửi yêu cầu và bảng mô tả công việc của các phòng ban. Nếu không có một phần mềm quản lý chung, hãy đảm bảo những yêu cầu họ gửi bằng tài liệu giấy được quản lý chặt chẽ, bộ phận tuyển dụng đã hiểu hết thông tin từ yêu cầu của họ.

Để xác định được những lỗ hổng trong quy trình tuyển dụng, bạn nên lập bảng khảo sát để nhân viên phòng ban trả lời chính xác nhất. Từ đó, bộ phận tuyển dụng có thể hiểu rõ và sửa đổi nhanh chóng. 

2.2. Phân tích mức độ hiệu quả của kênh tuyển dụng 

Những kênh tuyển dụng có vai trò truyền thông và thu hút nhân tài, nếu lựa chọn sai sẽ ảnh hưởng đến kết quả đầu vào.

Thế nên, trước khi lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự thì bộ phận chuyên môn nên phân tích và đánh giá các kênh đăng tuyển hoạt động như thế nào? Số lượng hồ sơ chủ yếu đến từ kênh nào? Chất lượng ứng viên từ các kênh đó có đạt yêu cầu không?

Từ đó, bạn có thể phân bổ tài nguyên, ngân sách để làm việc, cũng như đầu tư nhiều hơn vào các kênh đang mang lại hồ sơ chất lượng.

Bên cạnh đó,  bạn cũng cần chăm sóc và đầu tư kênh tuyển dụng hoàn chỉnh nhé cần tránh những sai lầm phổ biến trong quá trình tuyển dụng hiện nay

2.3. Phân tích và áp dụng các quy trình tuyển dụng từ các tập đoàn lớn

Để có được kế hoạch tuyển dụng nhân sự chỉnh chu hơn, bộ phận chuyên trách nên học hỏi từ các tập đoàn lớn. Các tập đoàn lớn đã xây dựng được một quy trình tuyển dụng chuyên nghiệp và liên tục cải thiện để đáp ứng với sự thay đổi của thời đại. 

Khi học hỏi từ các công ty lớn, bạn có thể áp dụng những cách thức, quy trình tuyển dụng của họ vào doanh nghiệp của mình hoặc thay thế những lỗ hổng hiện có. 

3. Hoàn tất bảng kế hoạch tuyển dụng nhân sự

Khi đã đánh giá, phân tích các quy trình từ nội bộ đến bên ngoài, thì đã đến lúc bạn phải sử dụng những thông tin trên để đưa ra kế hoạch tuyển dụng nhân sự hoàn chỉnh.

Cụ thể, doanh nghiệp nên đưa vào kế hoạch tuyển dụng nhân sự các đầu mục công việc như sau:

• Tổng hợp vị trí phòng ban cần tuyển dụng
• Cập nhật bản mô tả công việc từ các phòng ban
• Đề xuất một phần mềm quản trị tổng thể như ERP để các phòng ban có thể kết nối làm việc nhanh chóng thay vì dùng phương pháp thủ công. 
• Điều chỉnh các kênh đăng tuyển 
• Xác định thời hạn tuyển dụng cho các vị trí
• Dự trù ngân sách cho hoạt động tuyển dụng

Trên đây là cách để xây dựng kế hoạch tuyển dụng hiệu quả mà bộ phận tuyển dụng nên xem xét để triển khai. Bên cạnh đó, nếu bạn vẫn chưa có hệ thống để kết nối các phòng ban làm việc theo quy trình, thì có thể liên hệ với BEMO để được tư vấn về ERP – Hệ thống quản trị tổng thể giúp tối ưu từ quy trình tuyển dụng đến các quy trình quản trị khác trong việc vận hành doanh nghiệp.