効果的な採用計画を立てるには？

採用計画を立てるのは簡単ではありません。なぜなら、計画の中で解決策を提案するためには、プロセス、リソースが直面しているボトルネックを理解する必要があるからです。

しかし、BEMOでは、この記事の中で書かれている計画を簡単に構築できるようにしています。

1. 詳細な募集要項の提出

人材を集めるための適切なプロセスと戦略を持った採用計画を立てるためには、専門部署が過去の活動を見直し、調整と評価を行う必要があります。

まず、採用部門は、募集要項の提出、仕事内容の説明など、採用プロセスのステップを見直し、3つの問題点がないかどうか確認します。

• 紙の文書や電子メールで送られてくる情報シートで採用情報を送っている。
• 職務記述書が各部門で最新のものに更新されていない
• 募集部署と専門部署をつなぐツールが不足している

これらのプロセスを改善できないと、欠員に対する人材募集の結果に影響を与えるため、採用計画の最初のステップで検討すべき問題です。

採用部門が依頼部門から最新の職務記述書を受け取っていない場合、候補者に説明する際に正確な情報が提供できず、誤った情報を与えてしまう可能性があります。

これにより、伝えられた説明と実際の業務が異なっていた場合、悪い印象を与えてしまいます。

2. 現在の採用プロセスの弱点を分析する

分析と修正は、企業管理全般、特に採用部門においては特に重要なプロセスです。

そのため、 専門部署は、以下のステップに沿って採用プロセスを分析する必要があります。

2.1. 重要なステップを特定する。

このステップでは、採用プロセスにおいて、どのステップが最も重要であり、誰がプロセスの改善に責任を持つべきかを決定する必要があります。

まず、依頼のステップや各部門の職務記述書からみていきましょう。

共通の管理ソフトウェアがない場合は、紙の書類で提出されたリクエストがきちんと管理されているか、また採用部門がリクエストからすべての情報を理解しているかどうかを確認します。

採用プロセスのギャップを明らかにするためには、スタッフが正確に回答するように調査する必要があります。そうすれば、採用部門は迅速に改善することができます。

2.2. 採用チャネルは有効か？

採用チャネルには、人材を伝達し、惹きつける役割があり、採用チャネルの選択を誤ると、採用活動の結果に影響を与えます。

採用計画を立てる前に、専門部門はどのように求人情報のチャネルを分析し、評価するべきか考えましょう。

また、どのチャネルからの応募が多いのか？

それらのチャネルからの候補者の質は満足できるものか？

そこから得た情報で、リソース、仕事への予算を配分するだけでなく、質の高いプロファイルが得られているチャネルに、より多くの投資をすることができます。

2.3. 大企業の採用プロセスを分析して適用する

より徹底した採用計画を立てるために、専門部署は大企業から学ぶべきです。なぜなら、彼らは厳格な採用プロセスを持ち、継続的な改善を行っているからです。

大企業から学べば、彼らの採用方法やプロセスを自社のビジネスに応用したり、既存のギャップを素早く置き換えることができます。

3. 採用計画シートの完成 

社内外のプロセスを評価・分析した後は、上記の情報をもとに、完全な採用計画を考えましょう。

具体的には、以下のような作業項目を採用計画に盛り込む必要があります。

• 採用が必要な部門のポジションのまとめ
• 部門からの職務記述書の更新
• ERPのような全体管理ソフトを提案し、手作業ではなく、各部門が連携して迅速に作業できるようにする。
• 採用チャネルの調整
• 各ポジションの募集締切日
• 採用活動の予算化

以上が、採用部門が実施を検討すべき効果的な採用計画を構築する方法です。

また、まだ各部門を接続してプロセスに沿って作業するシステムがない場合は、BEMOに連絡して、ERP-採用プロセスを最適化するための全体的な管理システムについてアドバイスを受けることができます。