6 lý do doanh nghiệp thất bại khi triển khai ERP

Có rất nhiều lý do khiến cho việc triển khai ERP không thành công như chi phí quá cao hay chưa thấy hiệu quả sau khi triển khai. Nhưng đây không phải là những nguyên nhân chính khiến cho công cuộc chuyển đổi số với ERP trở nên thất bại. Vậy đâu là lý do chính? Cùng tìm hiểu trong bài viết dưới đây nhé. 

Đối với các doanh nghiệp có quy mô vừa trở lên, cấp quản lý hầu như dự định xây dựng một hệ thống quản trị chuyên nghiệp như ERP nhưng đa phần đều mắc phải những sai lầm:

1. Mục tiêu không rõ ràng và thiếu kiên định khi triển khai ERP

Thực trạng thiếu định hướng quản trị rõ ràng không đáp ứng được mong muốn triển khai ERP để phát triển quy mô của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng không dành thời gian để tìm hiểu đầy đủ các giá trị và những thách thức khi áp dụng hệ thống ERP, dẫn đến những rắc rối mà các doanh nghiệp thường gặp phải như:

• Các phòng ban không thể đưa ra được một quy trình tường tận, thay vào đó là chuỗi quản lý lỏng lẻo, thiếu bài bản. Như vậy, ngay từ giai đoạn đề xuất với ban lãnh đạo và đối tác triển khai đã không đáp ứng nổi hệ thống chuẩn hóa. 
• Doanh nghiệp không thể chỉ rõ được kế hoạch phát triển trong tương lai dựa vào các nguồn nhân lực, quản lý phòng ban, cơ cấu tổ chức và các tài nguyên khác để đối tác tư vấn một cách chính xác. 

Đặc biệt, thiếu kiên định là nguyên nhân rất lớn đóng góp vào sự thất bại khi triển khai ERP. Chẳng hạn như cấp quản trị muốn sử dụng ERP để quản lý doanh nghiệp, nhưng các nhân viên lại phàn nàn về sự phức tạp và khó sử dụng của hệ thống. Kết quả dẫn đến nhà quản lý từ bỏ luôn ý định chuyển đổi số này ngay từ khi mới bắt đầu. Quá trình chuyển đổi chắc chắn sẽ khiến nhân viên bối rối, nhưng hệ thống quản trị chuyên nghiệp đều cần thời gian để doanh nghiệp thích ứng với thay đổi, tối ưu hoá lợi ích. Đồng thời, ERP chỉ hiệu quả khi có quy trình chuẩn. Việc này đòi hỏi các bộ phận phải cùng tham gia, nên vấn đề khó kiểm soát và khó sửa chữa khi xảy ra sai sót cũng là nguyên nhân khiến nhân viên phàn nàn.

2. Thiếu sự quản lý chặt chẽ

Trong tất cả các dự án, ERP luôn yêu cầu cam kết quản lý chặt chẽ từ phía doanh nghiệp gồm các cấp lãnh đạo cho đến trưởng các bộ phận và nhân viên. Phía doanh nghiệp không có đội ngũ chuyên trách phối hợp với nhà cung cấp giải pháp ERP, để đại diện cho doanh nghiệp và hỗ trợ vận hành ERP sau này thì quá trình chuyển đổi số sẽ thất bại.

Ví dụ, vào giai đoạn triển khai ERP, cấp quản lý không tham gia trực tiếp để nắm rõ cách vận hành của hệ thống, hay nguồn nhân lực không đủ để có thể quản lý hết các quy trình. Điều này gây tốn kém nhiều thời gian và tiền bạc cho doanh nghiệp cũng như nếu tiếp tục triển khai sẽ dẫn đến hao tổn tài nguyên. 

Vì vậy, để thực hiện một dự án ERP thành công, nguồn lực doanh nghiệp phải phân chia nhiệm vụ rõ ràng và theo dõi sát sao. Có như thế, quá trình trình giao tiếp và luồng công việc sẽ vận hành trơn tru.

3. Đội ngũ triển khai thiếu chuyên môn

Yếu tố lựa chọn đối tác thực hiện dự án chiếm tỷ lệ thành công hơn 50%. Dẫu hệ thống có tốt đến đâu nhưng kết hợp với đội ngũ thiếu chuyên môn cũng sẽ dẫn đến thất bại không mong muốn.

Trong mỗi dự án ERP, các đối tác có vai trò chủ chốt là phân tích, đánh giá, thấu hiểu cơ cấu doanh nghiệp cặn kẽ, sau đó sẽ lên kế hoạch triển khai cho từng giai đoạn. Dĩ nhiên, chi phí hợp tác với đội ngũ chuyên nghiệp sẽ tương xứng với hồ sơ năng lực và kinh nghiệm triển khai. Người xưa có câu tiền nào của nấy, chi phí bạn bỏ ra sẽ đổi lại kết quả đáng đồng tiền khi hợp tác với đội ngũ uy tín. BEMO là một lựa chọn sáng giá để tham khảo với đội ngũ chuyên gia tư vấn toàn diện nhất, đồng hành để phát triển dự án thành công.

4. Thiếu sự trao đổi, kết nối

Sự phối hợp giữa đội ngũ triển khai và đội dự án của doanh nghiệp trong quá trình triển khai ERP là rất quan trọng, có thể nói đóng vai trò chủ chốt quyết định sự thành công của dự án. Hãy tưởng tượng, trong một dự án nếu thông tin chỉ đến từ một phía sẽ gây nên lỗi trong giao tiếp, nắm bắt thông tin không đầy đủ và phát sinh các vấn đề khó xử lý. 

Vậy nên, doanh nghiệp muốn triển khai ERP cần phải kết nối, trao đổi liên tục với các chuyên gia của hệ thống để hiểu rõ cách thức hoạt động và kịp thời cập nhật, đổi mới.

5. Chưa hoặc không có quy trình được chuẩn hóa

Ranh giới thành công và thất bại trong việc triển khai ERP nằm ở việc doanh nghiệp phải nhất quán được quy trình chuyển đổi từ giấy tờ sang công nghệ số. Một khi dự án đã khởi động, nếu doanh nghiệp muốn thay đổi quá nhiều so với quy trình ban đầu được trao đổi sẽ dẫn đến tốn kém về nguồn nhân lực, thời gian, gây khó khăn cho đội ngũ triển khai. 

Hơn nữa, khi doanh nghiệp có quá nhiều sự thay đổi trong quy trình vận hành thì độ phức tạp ngày càng cao, cuối cùng giải pháp ERP có thể không còn hiệu quả.

6. Không có kế hoạch ngân sách

Trước khi bắt tay vào xây dựng hệ thống ERP, nhà quản lý nên có ngân sách dự tính dựa trên nhu cầu của doanh nghiệp. Điều này cũng sẽ giúp bên chuyên gia triển khai có thể tư vấn, lên kế hoạch tài chính, xác định thời gian hoàn thành dự án một cách chính xác nhất. 

Khi chưa có ngân sách rõ ràng, doanh nghiệp nên dành thời gian để tính toán, dự trù các khoản chi phí bằng cách liên hệ và trao đổi chi tiết với bên đối tác cùng đồng hành triển khai.

Trên đây là 6 lý do mà chúng tôi nhận thấy dễ gây thất bại khi triển khai ERP mà doanh nghiệp nên xem xét. Tuy nhiên, bạn hãy cân nhắc lợi ích của ERP để chọn lựa cho mình giải pháp tối ưu. Hy vọng bài viết đã mang đến cho bạn những thông tin hữu ích. Hãy theo dõi trang BEMO để cập nhật các bài viết mới và nếu bạn có nhu cầu tư vấn liên hệ ngay với chúng tôi.