Quản trị theo mục tiêu và xây dựng KPI thế nào cho hiệu quả?
Xây dựng hệ thống KPIs rất cần thiết để doanh nghiệp theo dõi, đánh giá hiệu quả công việc nhằm đạt được mục tiêu đề ra. Nhưng nếu bạn không biết bắt đầu từ đâu? Hãy theo dõi bài viết dưới đây để nắm bắt tổng quan về quản trị theo mục tiêu, cách xây dựng KPIs để doanh nghiệp kiểm soát mục tiêu hiệu quả.
Table of Content
1. Các KPI trong quản trị theo mục tiêu của doanh nghiệp
KPIs – Key Performance Indicators có mục đích đo lường các chỉ tiêu công việc, và được đánh giá dựa trên số liệu, định lượng, % hoàn thành nhiệm vụ của nhân viên.
Nhờ vào KPIs, doanh nghiệp sẽ biết được hiệu quả của nguồn nhân lực đang hoạt động trong tổ chức để khen thưởng hay cảnh cáo nhằm nâng cao chất lượng. Vậy KPIs có những loại nào trong quản trị theo mục tiêu?
KPIs được phân định rõ với 2 loại chính mà các doanh nghiệp cần nắm bắt:
- KPIs chiến lược :
Nghĩa là ban giám đốc sẽ đề ra những mục tiêu to lớn cho cả công ty như doanh số 1 năm, lợi nhuận, thị phần,…. Chẳng hạn, KPIs trong 2 năm tới phải chiếm 50% thị phần để nâng cao giá trị thương hiệu, mở rộng quy mô công ty.
- KPIs chiến thuật:
Loại KPIs này dùng để đo lường các hoạt động mà các phòng ban triển khai để hoàn thành chiến lược đề ra. Ví dụ, phòng Marketing cần có các chiến dịch để thu hút được 1000 khách hàng, nhưng họ sẽ không đảm bảo doanh số cho đội ngũ bán hàng. Vì chỉ số chiến thuật dùng đo lường hiệu quả các hoạt động đơn lẻ của phòng ban và để đạt đến mục tiêu chiến lược.
Những chỉ số cũng được áp đặt cho những đối tượng khác nhau như các cấp quản lý sẽ thường gắn với KPIs chiến lược, chỉ số chiến thuật sẽ áp dụng cho nhân viên.
Có những KPIs chiến thuật được chia nhỏ khác nhau như KPIs cho nhân viên kinh doanh, KPIs cho nhân viên marketing…
2. Những bước xây dựng KPI hiệu quả
Nhằm theo dõi sát sao và quản trị theo mục tiêu đề ra, phía lãnh đạo và các phòng ban cần phải có một bộ KPIs chuẩn chỉnh, thực tế. Do đó, xây dựng một hệ thống KPIs sẽ gồm các bước sau trong quản trị theo mục tiêu:
- Người áp đặt KPIs
Thông thường, bước đầu tiên này sẽ do trưởng bộ phận hoặc bộ phận nhân sự phụ trách đặt ra các KPIs, vì họ nắm rõ các đầu mục công việc của nhân viên. Nhưng để khách quan hơn, bộ phận nhân sự nên chịu trách nhiệm để xây dựng bộ KPIs, và các trưởng bộ phận chuyên môn sẽ thẩm định lại để xem tính phù hợp và thực tế.
- Chỉ số KPIs
Ở bước này, chúng ta cần xác định cụ thể các chỉ số cho từng phòng ban, nhân viên phù hợp. Để dễ dàng hơn, doanh nghiệp hoặc phòng ban chuyên trách có thể áp dụng mô hình SMART để áp đặt KPIs.
- Specific – Đặt mục tiêu cụ thể, rõ ràng
- Measurable – Đảm bảo mục tiêu có thể đo lường nhanh chóng, hiệu quả
- Attainable – Tính khả thi của nhiệm vụ phải được đảm bảo
- Relevant – Các mục tiêu phải liên quan đến mục đích cuối cùng của doanh nghiệp
- Timebound – Thời gian cụ thể để hoàn thành mục tiêu
Để đảm bảo hiệu quả áp đặt KPIs và quản lý theo mục tiêu, bộ phận chuyên trách cần xét đến mô hình kinh doanh hiện tại, và công việc của từng phòng ban. Chẳng hạn, bộ phận kinh doanh sẽ chịu KPIs gồm: doanh thu đại lý, dịch vụ chăm sóc khách hàng, lợi nhuận, thời gian hoàn thành, số lượng khách hàng mua lại,…
- Đánh giá, đo lường
Tùy vào độ quan trọng của mỗi bộ phận mà doanh nghiệp sẽ chú trọng đo lường hiệu quả theo các cấp độ:
- Bộ phận quan trọng sẽ chiếm 50% chỉ tiêu, vì có ảnh hưởng mạnh mẽ đến mục tiêu chiến lược.
- Bộ phận ít quan trọng hơn sẽ phải đạt 30% chỉ tiêu, vì thời gian hoàn thành mục tiêu ngắn hơn, có ít ảnh hưởng đến mục tiêu chung.
- Bộ phận hỗ trợ sẽ được áp đặt 20% chỉ tiêu, vì công việc của họ ít có sức ảnh hưởng đến mục tiêu doanh nghiệp.
- Lương thưởng
Sau khi đánh giá mức độ hoàn thành công việc, bộ phận chuyên trách cũng phải rõ ràng về mức khen thưởng để tạo động lực cho nhân viên phấn đấu. Ban giám đốc, bộ phận chuyên trách và trưởng các bộ phận cần đưa ra và thống nhất các chính sách này nhằm đảm bảo tính công bằng.
- Điều chỉnh KPIs kịp lúc
Bộ phận chuyên trách và trưởng các bộ phận phải theo dõi để tối ưu KPIs kịp thời, vì nếu đặt KPIs quá mức so với thực tế sẽ gây khó khăn cho nhân viên. Vì thế các bộ phận phải phối hợp để điều chỉnh KPIs cho phù hợp, mang lại hiệu suất cao hơn.
Với các bước đơn giản trên, bộ phận chuyên trách có thể xây dựng KPIs và quản trị theo mục tiêu dễ dàng dưới quy mô không quá lớn. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp từ tầm trung khoảng 500 nhân viên trở lên, thì doanh nghiệp nên cân nhắc giải pháp ERP để xây dựng một hệ thống KPIs chuyên nghiệp, tiện lợi, và tối ưu. BEMO chính là đối tác đáng tin cậy, sẽ giúp các doanh nghiệp trải nghiệm phân hệ quản trị nguồn nhân lực với chi phí cạnh tranh nhất. Liên hệ với chúng tôi nhé!
