ERP với doanh nghiệp: Tại sao không phù hợp? Khi nào nên triển khai ERP?

Nhắc đến ERP với doanh nghiệp, vẫn có nhiều công ty vừa và lớn nhanh chóng gạt bỏ giải pháp này, cho rằng không phù hợp với tổ chức của họ. Tuy nhiên, đa phần các doanh nghiệp không biết nguyên nhân đến từ đâu, cũng như nên bắt đầu triển khai ERP như thế nào cho đúng cách.

1. Cần thời gian chứng thực hiệu quả của hệ thống ERP

Đối với những doanh nghiệp đã có nhiều năm trụ vững trên thị trường và ổn định trong việc quản trị dòng tiền thì rất ưu tiên mở rộng quy mô. Quy mô tăng, kéo theo quản lý các quy trình vận hành cũng trở nên phức tạp hơn với số lượng nhân lực đáng kể.

Ở giai đoạn phát triển này, hệ thống ERP là lựa chọn hàng đầu để giải quyết bài toán quản trị cam go, nhưng vấn đề lại nảy sinh khi đa số các doanh nghiệp đòi hỏi hiệu quả tức thì khi triển khai ERP, cảm thấy ERP không thể đáp ứng nhu cầu của mình. Tuy nhiên, hiệu quả ERP cần thời gian để kiểm chứng và sự phối hợp nhịp nhàng của các bộ phận liên quan. 

Vậy nên, tìm kiếm một đối tác tư vấn chuyên nghiệp là bước đầu quyết định thành công của dự án. Đối tác sẽ lên kế hoạch và đưa ra thời gian triển khai cụ thể, lựa chọn người phụ trách thích hợp cũng như tính toán lợi nhuận trong việc đầu tư hệ thống ERP.

2. Doanh nghiệp lo ngại về chi phí

Chúng ta không thể phủ nhận, chi phí là yếu tố tác động chính khiến doanh nghiệp đắn đo khi triển khai các phần mềm không chỉ mỗi ERP. Vì khi phân tích kỹ, chúng ta sẽ nhận thấy những khoản phí ẩn bao gồm:

• Chi phí đào tạo:

Khi đổi mới hệ thống quản trị, các doanh nghiệp phải chấp nhận bỏ ra chi phí đào tạo nhân viên để họ tiếp cận học cách sử dụng phần mềm mới. Thực tế lúc triển khai, nhiều doanh nghiệp không chú trọng học cách vận hành hệ thống, dẫn đến phải bỏ ra nhiều thời gian, thậm chí trả thêm phí cho công ty cung cấp ERP để đào tạo lại. Khoản phí này cần thống nhất ngay từ đầu, để doanh nghiệp chủ động cân đối ngân sách cũng như sắp xếp nhân sự chuyên trách, hỗ trợ doanh nghiệp đào tạo vận hành sau này.

• Chi phí tùy chỉnh:

Nếu doanh nghiệp vẫn chưa nắm rõ được các tính năng cần phải triển khai trên hệ thống ERP, hoặc phát sinh thay đổi so với thống nhất ban đầu, việc mất thêm chi phí là hiển nhiên. Điều này chứng tỏ, các doanh nghiệp vẫn chưa hiểu rõ yêu cầu của doanh nghiệp và quy trình từng bộ phận vẫn chưa được thống nhất chặt chẽ, rõ ràng. 

• Chi phí nhân sự của dự án:

Chi phí bỏ ra để tập hợp nguồn nhân lực cho dự án chuyển đổi số ERP tiêu tốn không nhỏ, góp phần vào sự thành bại của dự án. Giải thích cho vấn đề này, doanh nghiệp phải giảm tải khối lượng công việc hiện tại để nhân sự tham gia dự án, cũng như tìm nguồn nhân lực làm thay công việc của nhân viên. 

Đây là 3 loại chi phí tiềm ẩn dẫn đến doanh nghiệp còn e ngại triển khai ERP. Tuy nhiên, với sự hỗ trợ của đối tác dự án, doanh nghiệp có thể tính toán kỹ càng các chi phí và cân nhắc lợi hại khi bắt tay vào hành động. 

Bạn cũng có thể tìm hiểu thêm một số lời khuyên khác mà ERP nên được áp dụng và bắt buộc trong hệ thống quản lý của các doanh nghiệp tại đây.

3. Tâm lý “sợ thay đổi” cản trở doanh nghiệp chuyển đổi số 

Đa số những doanh nghiệp có quy mô và thời gian dài quen thuộc với một ứng dụng sẽ khó chấp nhận thay đổi. Đặc biệt từ phía các nhân viên khi họ bắt buộc phải học cách sử dụng lại từ đầu, khiến khối lượng công việc bị tăng lên. Ngoài ra, nỗi sợ khi sai sót xảy ra và công việc bị kiểm soát sẽ khiến nhân viên có tâm lý chống đối. 

Đây là tâm lý chung của những doanh nghiệp phát triển lâu năm trên thị trường, và cần thời gian dài để ERP chứng minh hiệu quả quản trị tổng thể doanh nghiệp, giảm thiểu rủi ro, tối ưu chi phí vận hành, tăng năng suất và hiệu quả lao động. Nhất là các cấp lãnh đạo cần phải thấy được lợi ích của việc triển khai ERP thì họ mới có niềm tin khi chuyển đổi số.

ERP với doanh nghiệp luôn là bài toán khó khi cần có sự hợp tác, kiên trì và tin tưởng đến từ hai phía. Trên đây là 3 lý do phổ biến mà các doanh nghiệp cho rằng ERP không phù hợp để triển khai trong nội bộ của họ. Vậy khi nào doanh nghiệp nên triển khai ERP?

4. Khi nào là thời điểm thích hợp để triển khai ERP quản lý toàn diện?

Đối với những doanh nghiệp trung và lớn, việc triển khai ERP nên cân nhắc sớm, và thời điểm thích hợp khi bắt gặp những dấu hiệu:

• Dữ liệu lưu trữ không đồng bộ:

 Vì mỗi phòng ban đều sử dụng các phần mềm riêng lẻ dẫn đến không thể đồng bộ các khâu. Thế nên, công việc quản lý gây ra nhiều thách thức hơn, đây cũng là lúc doanh nghiệp nên cân nhắc.

• Truy cập, sử dụng dữ liệu khó khăn:

Thông thường, mỗi bộ phận sẽ lưu trữ thông tin riêng lẻ dẫn đến tình trạng thiếu kết nối giữa các phòng ban. Doanh nghiệp gặp khó khăn lấy dữ liệu khi cần và họ không biết được đâu là thông tin chuẩn xác, nằm ở đâu và cách lấy chúng. Hơn nữa, nếu theo cách này việc bảo mật thông tin sẽ không được đảm bảo. Mỗi phòng ban tự chịu trách nhiệm bảo mật nên rất dễ bị bên ngoài lấy thông tin do thiếu công nghệ.

• Thiếu sự phân tích tổng thể tình hình kinh doanh:

Báo cáo từ các phòng ban sẽ bị chia nhỏ và khó tìm kiếm khi không có một hệ thống vận hành chung. Thêm nữa, cấp quản lý cũng khó có thể nhìn nhận tổng thể về những biến động kinh doanh thông qua các báo cáo rời rạc. Về lâu dài, doanh nghiệp sẽ khó có thể gọi được vốn đầu tư hoặc mở rộng quy mô nếu quy trình làm việc thiếu tính nhất quán và lỏng lẻo như vậy.

Có nhiều yếu tố khiến doanh nghiệp cảm thấy việc cài đặt ERP còn chưa phù hợp và cân nhắc nhiều lần việc triển khai hệ thống ERP. Trước khi bắt đầu, doanh nghiệp cần xác định rõ ràng mục đích triển khai cũng như thời gian mong đợi để thu lợi từ ERP. Cuối cùng, khi các quy trình quản lý của doanh nghiệp trở nên phức tạp hơn thì là lúc cần phải tìm đến ERP để đồng bộ hóa tất cả. Hãy liên hệ với BEMO để được hỗ trợ tư vấn chuyên môn, dịch vụ, cũng như hướng dẫn trải nghiệm nhé.