HRIS là gì? Tại sao doanh nghiệp cần đến phần mềm HRIS?
Cuộc cách mạng tiến bộ công nghệ đã kéo theo sự phát triển vượt bậc của cả ngành nhân sự. Phần mềm HRIS ra đời giúp nhiều doanh nghiệp quy mô lớn cảm thấy “dễ thở” hơn khi phải quản lý hàng trăm hay thậm chí hàng ngàn nhân sự. Nếu bạn đang muốn áp dụng phần mềm HRIS cho doanh nghiệp mình nhằm nâng cao hiệu quả quản lý, sử dụng và phát triển hệ thống nhân lực, đừng bỏ qua bài viết sau của Bemo nhé!
Table of Content
1. HRIS là gì?
HRIS là cụm từ viết tắt của Human Resources Information System. Dịch sang tiếng Việt nghĩa là Hệ thống thông tin nguồn nhân lực hay Hệ thống quản trị nguồn nhân lực. Đây là phần mềm cho phép doanh nghiệp thu thập, lưu trữ thông tin liên quan đến tất cả nhân sự có trong công ty.
Không chỉ đơn giản ở việc lưu trữ, thu thập thông tin theo cách thụ động, phần mềm HRIS còn hỗ trợ rất nhiều hoạt động nhân sự khác như theo dõi thời gian, giờ làm việc, tuyển dụng hay lập kế hoạch kế nhiệm. Hệ thống này còn liên kết được với các phân hệ thông tin khác như kế toán tài chính, sản xuất hay marketing.
HRIS là công cụ có tính hữu dụng lớn khi giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, nâng cao năng suất, giảm thiểu bớt chi phí nhân lực. Đó là lý do mà HRIS được nhiều doanh nghiệp lớn nhỏ hay các tập đoàn hàng đầu thế giới sử dụng nhằm nâng cao giá trị doanh nghiệp.
2. Chức năng chính của phần mềm HRIS là gì?
Thời đại công nghệ 4.0 phủ sóng rộng rãi, nhiều doanh nghiệp đã dần từ bỏ việc theo dõi dữ liệu nhân viên như sơ yếu lý lịch, kinh nghiệm, thành tích, lương thưởng theo cách thủ công truyền thống.
Thay vào đó, họ áp dụng tự động hóa quy trình quản trị nguồn nhân lực bằng việc sử dụng phần mềm quản lý chuyên biệt như HIRS. Dưới đây là một số chức năng chính của phần mềm HRIS:
- Thu thập, cập nhật, lưu trữ và sắp xếp hồ sơ nhân sự một cách khoa học và có tính bảo mật cao.
- Quản lý nhân sự theo phân cấp tổ chức.
- Xây dựng quy trình công việc bài bản, chuyên nghiệp từ tuyển dụng, thử việc, ký hợp đồng lao động cho đến khi nghỉ việc.
- Theo dõi chấm công, trạng thái đi làm, tình hình nghỉ phép năm và quá trình đào tạo nhân sự.
- Hỗ trợ quản lý và giải quyết các vấn đề liên quan đến phúc lợi nhân viên, tiền lương hay hồ sơ cho nhân sự.
- Quản lý hiệu suất làm việc, đo lường hiệu quả công việc và sự hài lòng của mỗi nhân viên.
- Tra cứu quá trình làm việc, năng lực, thành tích để đánh giá, xếp loại nhân viên phục vụ cho công tác bổ nhiệm sao cho hợp lý.
- Xuất báo cáo, bản đánh giá để cấp quản lý có cái nhìn từ tổng quát đến chi tiết về nhân viên của mình.
3. Tại sao doanh nghiệp cần đến phần mềm HRIS?
Muốn cải tổ bộ máy nhân sự, sử dụng đúng người đúng việc, giảm thiểu các công việc thủ công trong quản lý nhân sự,…doanh nghiệp chớ bỏ qua HRIS. Những lợi ích doanh nghiệp có được từ phần mềm quản lý nhân sự chuyên nghiệp như HRIS là không thể bàn cãi.
3.1. Tránh đứt gãy, tạo sự kết nối, đồng bộ hóa giữa các quy trình
Trong một môi trường đa nhiệm và có quá nhiều đầu việc cần thực hiện, doanh nghiệp sẽ phải đưa ra rất nhiều quy trình khác nhau mới mong quản lý được nguồn nhân lực. Mỗi quy trình lại có yêu cầu và hướng giải quyết nhất định.
Ví dụ như muốn tuyển một vị trí mới, bộ phận nhân sự cần có hệ thống bài bản để theo dõi ứng viên. Từ đó mới có thể đưa ra những định hướng, sắp xếp, phúc lợi, chương trình đào tạo phù hợp. Khi nhân sự trở thành nhân viên chính thức cũng cần đến quản lý chấm công, theo dõi hiệu suất làm việc, là căn cứ để tăng giảm lương, thăng chức hay buộc cho thôi việc sau này.
Nếu các quy trình này không được kết nối, đồng bộ hóa với nhau sẽ khiến nền tảng nhân sự bị đứt gãy. Dẫn đến những vấn đề khó kiểm soát trong việc quản trị nhân sự về sau.
3.2. Loại bỏ những thao tác quản lý nhân sự thủ công, các bảng biểu khó hiểu
Những bảng biểu Excel hay Google Sheet đơn thuần vẫn được khá nhiều doanh nghiệp sử dụng cho tất cả công việc liên quan đến lưu trữ thông tin. Tuy nhiên, đây là cách quản lý nhân sự rất thủ công, lạc hậu và không mang tính bền vững. Do bản thân các công cụ này không được sinh ra cho mục đích quản lý.
Theo thời gian, các dữ liệu trong bảng tính sẽ càng cồng kềnh và rối mắt, nguy cơ rò rỉ, tạo các lỗ hổng về bảo mật dữ liệu là rất cao. Nền tảng quản lý thông tin nhân sự cần phải lưu trữ hồ sơ nhân sự mượt mà, thông minh, tiện dụng, và dễ thao tác.
Các cấp quản lý có thể truy cập để theo dõi thông tin, số liệu cần thiết liên quan đến nhân viên mình mà vẫn an tâm được về độ bảo mật cao nhất.
3.3. Xuất báo cáo tự động ngay khi cần
Dữ liệu, con số là cách thức đánh giá nhân sự khách quan nhất. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp chỉ vận hành với những hệ thống báo cáo cồng kềnh, lỗi thời. Khi cần xuất báo cáo để cân nhắc, kiểm tra, đánh giá mất rất nhiều thời gian, thậm chí đưa ra các số liệu mang tính cảm quan, thiếu chính xác.
Nền tảng quản lý thông tin nhân sự như HRIS sẽ cung cấp đầy đủ thông tin cho các báo cáo tùy chỉnh tự động. Hỗ trợ nhanh chóng, chính xác về thông tin, số liệu để doanh nghiệp tiện theo dõi để đưa ra các quyết định kịp thời về mặt nhân sự.
4. Hướng dẫn doanh nghiệp lựa chọn phần mềm HRIS phù hợp nhất
Trên thị trường có nhiều phần mềm HRIS và các đơn vị cung cấp khác nhau, việc lựa chọn ra phần mềm quản lý thông tin nhân sự phù hợp là rất cần thiết. Nếu doanh nghiệp bạn chưa có định hướng cụ thể, hãy thực hiện theo các bước sau của Bemo để có được lựa chọn sáng suốt nhất nhé!
- Bước 1: Xác định đúng nhu cầu mong muốn
Hãy căn cứ trên nhu cầu thực tế doanh nghiệp bạn mong muốn để xem HRIS phù hợp với chiến lược tuyển dụng ngắn, trung và dài hạn không.
Đưa ra các nhu cầu và yêu cầu cụ thể để xác định đầy đủ các chứng năng phần mềm cần có. Các thông tin, báo cáo, quy trình nào bạn muốn quản lý và tích hợp với các hệ thống khác.
Đừng nên nghiên cứu một mình, bạn cần có sự trao đổi, tham vấn ý kiến từ các cấp lãnh đạo và nhân sự chuyên trách để đảm bảo xác định được đầy đủ nhu cầu một cách thống nhất và đồng bộ.
- Bước 2: Xác định mức ngân sách có thể đầu tư
Tài chính hay ngân sách là vấn đề nhạy cảm vì phụ thuộc nhiều yếu tố khác nhau. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần hoạch định được ngân sách một cách tương đối. Nhằm xác định chính xác được nhóm nhà cung cấp phần mềm nào để lựa chọn trao đổi, hay trải nghiệm thử.
Có thể đề xuất phương án mua trọn gói phần mềm. Hoặc chỉ thuê và chia ra từng giai đoạn để phù hợp dòng tiền đầu tư từ phía doanh nghiệp nếu tài chính chưa thực sự đủ đáp ứng ngay lập tức.
- Bước 3: Lựa chọn nhà cung cấp
Khảo sát một số doanh nghiệp cung cấp phần mềm HRIS chuyên nghiệp để chọn ra được 2 đến 3 đơn vị sáng giá và phù hợp nhất. Hãy so sánh về mức giá, chức năng phần mềm HRIS của các đơn vị này liệu có bao nhiêu phần trăm đáp ứng nhu cầu và khả năng chi trả của doanh nghiệp.
- Bước 4: Trao đổi với nhà cung cấp
Sau khi xác định được rõ yêu cầu, doanh nghiệp sẽ trao đổi, đàm phán trực tiếp với các nhà cung cấp nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra về phạm vi, chi phí, lộ trình triển khai phần mềm tại doanh nghiệp và các dịch vụ hỗ trợ khác.
- Bước 5: Đưa ra lựa chọn cuối cùng
Dù để đưa ra được lựa chọn cuối không hề dễ dàng với nhiều doanh nghiệp. Tuy nhiên, nếu thực hiện đầy đủ các bước trên, doanh nghiệp sẽ có quyết định sáng suốt, nhanh chóng hơn, có sự đồng thuận, thống nhất trong cả doanh nghiệp.
Hy vọng những thông tin trong bài giúp doanh nghiệp hiểu hơn về phần mềm HRIS. Với HRIS, doanh nghiệp sẽ tận dụng sự tiến bộ của công nghệ nhằm tinh gọn được bộ máy, loại bỏ nhiều thủ tục, cách thức cũ, rườm rà, lỗi thời trong quản lý thông tin nhân sự. Để được tư vấn giải pháp và cách thức triển khai phần mềm HRIS sao cho thỏa mãn tối đa nhu cầu doanh nghiệp, vui lòng liên hệ ngay với đội ngũ nhân sự của Bemo nhé!
