Mẹo quản lý thời gian hiệu quả để tối ưu kết quả công việc

Quản lý thời gian là một kỹ năng cần có từ cấp nhân viên đến cấp quản lý, nhưng hầu như mọi người vẫn gặp phải vấn đề khi sắp xếp thời gian trong công việc. Trong bài viết này, BEMO sẽ chia sẻ cách quản lý thời gian hiệu quả, đồng thời chỉ ra nguyên nhân gây lãng phí quỹ thời gian của bạn.

1. Xác định “kẻ cắp” thời gian

Việc đầu tiên trong chiến thuật quản lý thời gian là bạn phải xác định đâu là nguyên nhân gây ra sự mất mát này. Các lý do gây lãng phí thời gian gồm:

1.1. Sự trì hoãn của bản thân:

Đây là thói quen dễ nhận biết của nhiều người trong công việc lẫn đời sống. Họ sẽ làm chậm trễ hoặc dừng công việc ưu tiên lại để thực hiện nhiệm vụ kém quan trọng hơn. Điều này dẫn đến kết quả đầu ra kém, hoặc khi được hỏi đến trạng thái công việc luôn trong tình trạng “treo”. 

Nguyên nhân vấn đề xuất phát từ:

• Nhiệm vụ không phải chuyên môn nên thiếu hứng thú để hoàn thành
• Tâm lý lo sợ thất bại và không được đánh giá cao
• Nhiệm vụ mơ hồ nên không biết nên bắt đầu từ đâu

1.2. Vượt khả năng:

Vượt quá khả năng ở đây chỉ việc vượt quá sức và quỹ thời gian cho phép để hoàn thành nhiệm vụ. Đây cũng là một trong những tình trạng thường thấy ở nhiều nhân viên, họ nhận quá nhiều công việc không thuộc chuyên môn về mình và không kiểm soát được thời gian hoàn thành.

Có thể nói, họ là những nhân sự hoàn hảo nhưng không biết từ chối và dẫn đến tình trạng quá tải, kết quả đầu ra sẽ kém chất lượng. Đặc biệt, khối công việc ấy thậm chí còn ảnh hưởng đến cuộc sống khi bắt buộc họ phải bỏ thêm quỹ thời gian cá nhân để kịp “deadline”. 

1.3. Trả lời mail:

Mỗi ngày bạn tốn bao nhiêu thời gian để trả lời mail cho khách hàng, cấp trên, và đồng nghiệp? Chúng tôi đoán hành động này tiêu tốn rất nhiều thời gian của nhân viên. Khi trả lời mail, nhân viên phải đưa ra ưu tiên, đọc và lên nội dung phản hồi phù hợp. 

Bên cạnh đó, các nhân viên còn phải đối mặt với hàng đống thư rác, quảng cáo đến từ các nhãn hàng, và phải kiểm tra mỗi khi có thông báo mail mới. Điều này khiến nhân viên sao nhãng, ảnh hưởng đến công việc và có khi gây sai trước, thiếu sau. 

1.4. Lãng phí từ các cuộc họp:

Các nhà quản lý hiện nay đang dành 30-50% quỹ thời gian vào các cuộc họp nội bộ, nhưng kết quả công việc vẫn không đảm bảo. Những cuộc họp liên quan đến việc ra quyết định, báo cáo công việc mỗi ngày, ngốn mất nhiều thời gian của nhân viên. 

Dấu hiệu của các cuộc họp lãng phí thường thấy là:

• Tranh cãi xuyên suốt cuộc họp
• Các nhân viên tham dự không có ý kiến 
• Thời gian cuộc họp dài hơn dự định
• Kết thúc buổi họp không có tóm tắt và hành động thực tiễn
• Thiếu phân công trách nhiệm sau khi họp

1.5. Sao nhãng vào công nghệ:

Vấn đề này thường xảy ra tới 90% với nhân viên hiện nay, gây ảnh hưởng đến hiệu suất công việc. Các thiết bị công nghệ lôi kéo sự tập trung của họ, và khi đối mặt với nhiệm vụ phức tạp thì họ phải bỏ nhiều thời gian hơn để bắt đầu. 

2. Làm sao để quản lý thời gian hiệu quả?

Có rất nhiều cách để quản lý quỹ thời gian làm việc hiệu quả, đi đôi với phối hợp khả năng sắp xếp công việc của bạn. Một số cách quản lý thời gian bổ ích như:

2.1. Xây dựng lịch biểu cho công việc

Làm việc có kế hoạch sẽ giúp ích cho bạn rất nhiều và tạo ra một quỹ thời gian tối ưu. Bạn hãy đặt lịch cho những việc cần ưu tiên trước, sắp xếp công việc ít quan trọng hơn ở phía sau, chia lịch theo ngày, tuần, hoặc tháng. Để dễ dàng, bạn có thể lập bảng phân chia công việc với 2 cột ưu tiên và độ quan trọng kèm thời gian hoàn thành cụ thể. 

Chẳng hạn, những công việc có tính sáng tạo nên làm vào buổi sáng với thời gian 3 tiếng, thay vì sắp xếp vào buổi chiều, vì sau giờ trưa não bộ hoạt động không linh hoạt như buổi sáng.  

2.2. Lập danh sách việc cần làm trong ngày

Đây là một cách để bạn có thể hoàn thành hết khối công việc mỗi ngày mà không lo bị trễ nải. Rất đơn giản, bạn chỉ cần liệt kê danh sách các việc trong ngày, cùng với thời gian bắt đầu. Lưu ý, bạn nên sắp xếp theo mức độ quan trọng của từng công việc.

Khi bạn có chi tiết công việc cần làm trong ngày, thì bạn càng có khả năng hoàn thành nhanh chóng và hiệu quả. Nhưng để đi đường dài với phương pháp này, bạn phải nghiêm túc thực hiện mỗi ngày, thích ứng, và lâu dần bạn sẽ quản lý thời gian hiệu quả hơn. 

2.3. Thiết lập mục tiêu cụ thể 

Công việc của bạn sẽ hoạt động trơn tru hơn nếu được đề ra mục tiêu cụ thể, bạn sẽ có hướng giải quyết công việc hiệu quả hơn nhằm tránh lãng phí thời gian. Mô hình SMART rất hữu ích giúp bạn thiết lập mục tiêu của mình:

• S (Specific) – Đặt mục tiêu cụ thể ngay từ đầu
• M (Measurable) – Kết quả đầu ra có thể đo lường được
• A (Attainable) – Những mục tiêu đặt ra có khả năng đạt được dựa vào nguồn lực hiện có
• R (Relevant) – Mục tiêu phải liên quan đến sự nghiệp của bạn
• T (Time-bound) – Chia nhỏ mục tiêu và xác định thời gian thực hiện cụ thể

Trên đây là những cách quản lý thời gian hiệu quả mà bạn nên xem xét để tối ưu và nâng cao hiệu suất công việc. Nhưng trước khi áp dụng các cách trên, bạn phải rèn luyện và học cách tránh những yếu tố “đánh cắp” thời gian, quyết tâm xây dựng một kế hoạch làm việc khoa học.