Tuyệt chiêu hóa giải tình trạng “nhân viên đi trễ”

Hầu hết các doanh nghiệp không có thiện cảm với nhân viên đi trễ thường xuyên dưới bất kỳ lý do gì, và hành động này gây ảnh hưởng không nhỏ đến tổ chức. Mời các bạn cùng BEMO đào sâu vấn đề đi trễ của nhân viên, cũng như khám phá các “tuyệt chiêu” giúp cải thiện tình trạng trên.

1. Lý do đi trễ “mãn tính” của nhân viên

Có muôn ngàn lý do biện hộ khi nhân viên đi trễ để không ảnh hưởng quyền lợi cá nhân, nhưng nếu căn bệnh chậm trễ trở thành “mãn tính” là dối trá. Nguyên nhân sâu xa là do:

• Không biết quản lý thời gian

Thường có hai trường hợp, một là nhân viên không biết tính toán thời gian, hoặc họ cố tình. Công việc đòi hỏi nhân viên phải quản lý được thời gian di chuyển từ nhà đến công ty, và những vấn đề có thể phát sinh trong khoản thời gian đó như hư xe, hết xăng. Theo một nghiên cứu, đối tượng đi trễ thường xem 1 phút bằng 77 giây, và ngược lại người luôn đúng giờ sẽ xem 58 giây tương đương 1 phút. Tóm lại, họ không trân quý thời gian của bản thân lẫn của tổ chức.

• Thiếu trách nhiệm

Những nhân viên đi trễ kinh niên thường có tính thiếu trách nhiệm trong công việc, cũng như thiếu trách nhiệm với đời sống của chính mình. Điều này có thể bị ảnh hưởng từ môi trường sống, đi trễ đã ăn sâu vào tiềm thức của họ nên những quy định chẳng có nghĩa lý gì. Hãy nhớ rằng một nhân viên có trách nhiệm sẽ tìm cách khắc phục sai phạm lần đầu để không tái phạm, thay vì tiếp tục mắc lỗi.

• Cấp quản lý không làm gương

Khi cấp quản lý đi muộn thì nhân viên nghĩ rằng mình cũng có thể, vô hình chung tạo thành thói quen khó sửa trong tổ chức. Và lỗi lầm của họ không thể bị xử phạt vì cấp trên còn không thực hiện đúng quy định. Vì vậy, cấp trên đóng vai trò rất quan trọng trong việc nhân viên chấp hành chính sách của công ty.

• Thiếu văn hóa đúng giờ

Hãy tưởng tượng, một tập thể đều đi làm trễ thì sẽ không ai đúng giờ. Điều này tạo ra tâm lý cho nhân viên “Tại sao phải đến đúng giờ?”, và lâu dần cổ xúy sự trễ nải của nhân viên. Trách nhiệm này phải quy cho chính sách của công ty và cấp lãnh đạo thiếu trách nhiệm.

• Chính sách xử phạt hời hợt

Dù có chính sách thông báo bắt buộc nhân viên phải có mặt đúng giờ, nhưng lại không áp dụng vào trường hợp thực tế. Hoặc đã xử phạt nhưng nhân viên vẫn đi trễ thì cấp quản trị cần xem lại chính sách đã đề ra. Vì về dài lâu, nhân viên sẽ xem công ty chỉ “rung cây dọa khỉ” và không thực sự cải thiện.

2. Đi trễ “thâm niên” ảnh hưởng doanh nghiệp?

Đương nhiên, doanh nghiệp sẽ bị ảnh hưởng đến nhiều khía cạnh khi tình trạng nhân viên đi trễ tăng lên, hậu quả là:

• Năng suất làm việc kém:

Khi nhân viên đi trễ đã làm mất 1 khoảng thời gian của doanh nghiệp và làm chậm trễ tiến độ công việc. Thêm vào đó, nếu họ không bù lại số giờ đã “chiếm” thì sẽ làm giảm chất lượng công việc vì không đủ thời gian để làm.

Việc đi trễ cũng ảnh hưởng đến hiệu quả công việc của nhóm, đặc biệt khi các đầu mục công việc cần phải hoàn thành để các khâu sau không bị gián đoạn. Thay vào đó, người khác lại phải chờ nhân viên đi trễ hoàn thành công việc mới có thể làm tiếp. Điều này gây ảnh hưởng đến tâm lý của đồng đội, dẫn đến kết quả công việc kém đi.

• Có thể làm mất khách hàng tiềm năng:

Nhất là trong lĩnh vực kinh doanh dịch vụ, thử hình dung trong một cuộc hẹn với khách hàng tiềm năng, mà nhân viên của bạn lại đến trễ. Điều này sẽ làm xấu đi hình ảnh thương hiệu của doanh nghiệp, liệu khách hàng có thể tin tưởng giao dự án quan trọng cho công ty bạn hay không?

• Không gắn kết nội bộ:

Chúng ta phải thừa nhận rằng, các nhân viên gương mẫu sẽ khó chịu vì việc đi trễ làm gián đoạn, đứt mạch công việc của họ, hoặc nếu việc này còn ảnh hưởng đến chất lượng làm việc của nhóm. Ngoài ra, trong những doanh nghiệp lớn, các đồng nghiệp trong đội phải gánh trách nhiệm khi nhân viên đi trễ thường xuyên như cắt giảm lương thưởng, danh hiệu khen thưởng. Đây là nguyên nhân tạo nên sự xung đột giữa các thành viên với nhau.

• Ảnh hưởng văn hóa doanh nghiệp:

“Họ làm được, tôi cũng làm được”, tình trạng đi trễ sẽ lây lan và đồng nghiệp khác có thể học theo thói quen xấu đó nếu thiếu hình thức kỷ luật. Văn hóa đúng giờ của doanh nghiệp cũng vì đó mà xuống dốc.

Những ảnh hưởng to lớn từ việc đi trễ sẽ là “mũi giáo” phá vỡ hệ thống quản trị lâu bền, cũng như khiến nhân viên trở nên vô kỷ luật và thiếu trách nhiệm.

3. Tuyệt chiêu không bao giờ để nhân viên đi trễ

Chỉnh đốn hành vi của nhân viên là điều cấp thiết nên làm từ các phòng ban cho đến các cấp lãnh đạo. Chỉnh đốn kịp thời sẽ giúp nâng cao hiệu suất, có thể linh hoạt áp dụng nhiều hình thức từ nhẹ đến nặng như sau:

• Cảnh báo 1-1:

Khi hành vi đi trễ xảy ra 1-2 lần trong tuần thì cấp quản lý nên cho nhân viên cơ hội được giải trình lý do. Hãy gọi riêng họ vào phòng họp để trao đổi, và điều chỉnh hành vi chậm trễ này. Trong trường hợp, cấp dưới đã thông báo đến trễ trong cuộc họp cho quản lý trực tiếp, thì họ phải linh hoạt điều phối và phân chia công việc lại cho nhân viên vắng mặt.

• Xử lý, kỷ luật:

Sử dụng văn bản để răn đe hành vi đi trễ quá nhiều lần trong tháng là rất hợp lý, vì cho thấy quy định công ty nghiêm ngặt, không hời hợt. Phía nhân viên cũng nhận thấy rằng hành vi của mình đã ở mức nặng và cần phải cải thiện. Thế nên, doanh nghiệp nên có hệ thống chấm công thông minh, để làm bằng chứng gửi kèm trong thư cảnh cáo, kỷ luật, và nhân viên sẽ chấp hành quy định hơn trong tương lai.

• Hạ cấp bậc / Sa thải

Cấp xử phạt cuối cùng là sa thải. Thậm chí, nếu nhân viên đó vẫn không có thiện ý cải thiện, và diễn ra thường xuyên hơn, hoặc việc đi trễ gây ra nhiều hậu quả cho đội nhóm, dù doanh nghiệp đã áp dụng các biện pháp kỷ luật khác trước đó. Tuy nhiên, công ty cần đảm bảo chuẩn bị đúng, đủ các điều kiện để xử lý kỷ luật theo Bộ luật lao động hiện hành.

Song song đó, bộ phận chuyên trách nên xây dựng một chính sách về khen thưởng chuyên cần để nhân viên nỗ lực chấp hành quy định. 

Ngày nay, các nhà quản trị tài ba xây dựng phương cách quản lý không còn quá khuôn phép, cứng nhắc, chỉ chú mỗi trọng kỷ luật nữa. Thiếu đi đam mê, mục tiêu mơ hồ hay con đường sự nghiệp không rõ ràng cũng sẽ khiến nhân viên không còn động lực nỗ lực làm việc. Bên cạnh áp dụng các hình thức kỷ luật khác nhau, nhà quản trị cũng nên quan tâm đến nhu cầu và tâm lý của nhân viên.

Chắc hẳn bạn cũng nhận ra rằng môi trường có kỷ luật cao nhất, là khi mọi nhân viên tự giác kỷ luật. Vậy làm thế nào để tạo động lực làm việc cho nhân viên và nên áp dụng kỷ luật thế nào cho hiệu quả? Hãy tiếp tục theo dõi BEMO để cập nhật thêm nhé.