Nguyên lý 80/20 mang lại hiệu quả gì cho doanh nghiệp và cá nhân

Bạn đã bao giờ nghe qua “Nguyên lý 80/20” ? Nếu chưa từng nghe qua hoặc đã nghe qua nhưng chưa hiểu rõ bản chất, lợi ích của việc triển khai nguyên lý này trong doanh nghiệp, thì hãy tìm hiểu ở bài viết này nhé.

1. Hiểu sao cho đúng nguyên lý 80/20?

Nguyên lý 80/20 ( hay còn gọi là quy tắc Pareto) là nguyên lý được đặt tên theo nhà kinh tế học người Ý V.F.Damaso Pareto, dựa vào công trình nghiên cứu của ông từ cuối thế kỷ XIX, chỉ ra sự “bất cân bằng” giữa công sức ta bỏ ra so với kết quả thu về. 

Ban đầu, Nguyên tắc Pareto đề cập đến kết quả kiểm nghiệm rằng 80% tài sản của nước Ý thuộc quyền sở hữu của 20% dân số. Sau này, tổng quát hơn, Nguyên tắc Pareto trở nên nổi tiếng với cái tên khác là Nguyên tắc 80/20, mang ý nghĩa đại đa số mọi thứ trong cuộc sống không được phân phối đều nhau: Khoảng 80% kết quả là do 20% nguyên nhân gây ra. Nói cách khác, khoảng 80% kết quả công việc hoặc đầu ra chỉ đến từ 20% nỗ lực hay đầu vào. Nhờ nguyên lý này, các doanh nghiệp có thể biết được những điểm mạnh, điểm yếu trong vòng tròn quản trị của mình để đưa ra các chiến lược phù hợp. 

Để hiểu rõ hơn về nguyên lý 80/20, bạn có thể tham khảo trường hợp của IBM, một tập đoàn đa quốc gia tiên phong áp dụng thành công nguyên lý này.

Giai đoạn bắt đầu năm 1963, nội bộ nhận thấy 20% mã hóa vận hành trong 80% thời gian của một máy tính (sản phẩm của IBM). Ngay lập tức, họ triển khai phần mềm mới tối ưu 20% mã hóa sử dụng liên tục và thân thiện với người dùng. Điều này giúp những chiếc máy tính đầu ra của họ hoạt động nhanh hơn các sản phẩm khác trên thị trường. 

Từ kết quả trên, bạn có thể hiểu việc tối ưu 20% phần mềm sẽ cải thiện 80% hoạt động của máy tính, cũng là minh họa rõ nhất về nguyên lý 80/20. Nhờ vào sự thành công của IBM, những đế chế lớn khác như Apple, Microsoft đã áp dụng quy tắc 80/20 vào dây chuyền sản xuất máy tính và phần mềm doanh nghiệp để tối ưu chi phí, thân thiện với người dùng kể cả những ai không giỏi công nghệ vẫn có thể sử dụng. 

Bên cạnh đó, bạn cũng có thể hiểu hơn về nguyên lý từ một số nhận định như:

• 80% doanh số đến từ 20% khách hàng
• 80% nhu cầu sản phẩm đến từ 20% nâng cấp tính năng
• 20% lượng sản phẩm chủ lực của doanh nghiệp tới từ 80% công sức bỏ ra của nhân viên
• 80% hiệu suất công việc đến từ 20% nhân viên của doanh nghiệp

Nguyên tắc 80/20 là một trong những lý thuyết được áp dụng nhiều nhất trong quản trị và sản xuất để nâng cao chất lượng đầu ra, cũng như tìm giải pháp tối ưu các yếu điểm của doanh nghiệp.

2. Nguyên tắc 80/20 cho doanh nghiệp và cá nhân được hoàn thiện hơn?

2.1 Lợi ích của việc áp dụng nguyên tắc 80/20 trong doanh nghiệp

Nguyên tắc Pareto giúp bạn hình thành động lực tập trung nỗ lực vào 20% các yếu tố quan trọng để tạo nên sự khác biệt của doanh nghiệp, thay vì dàn trải ở 80% không thu lại nhiều thành quả.

• Trong quản trị năng suất lao động:

Trong một doanh nghiệp 20% lượng sản phẩm trọng tâm có thể mang tới 80% doanh số, hoặc 80% giá trị của sản phẩm, dịch vụ đến từ 20% tính năng quan trọng của nó. Điều này chứng tỏ giá trị đầu vào (inputs) và đầu ra (outputs) luôn mất cân bằng. Ứng dụng vào thực tế, doanh nghiệp có thể tập trung nguồn lực và tài nguyên vào 20% này để tạo ra kết quả mong đợi.

• Trong cung cấp sản phẩm:

Doanh nghiệp cần có 20% sản phẩm/dịch vụ được xem là cốt lõi và được đầu tư tới 80% thời gian, công sức. Thậm chí trong cùng một sản phẩm, 20% các tính năng được xem là quan trọng nhất cũng nắm giữ 80% giá trị của nó. Bộ phận sản xuất, marketing và cả đội ngũ kinh doanh nên tập trung vào nhóm tính năng này khi giới thiệu tới khách hàng.

• Trong quản lý thời gian:

Hãy dành 80% thời gian vào 20% các đầu việc ảnh hưởng lớn nhất đối với hoạt động sống còn của doanh nghiệp. Bắt nguồn từ tư duy kinh tế, Quy luật 80/20 được sử dụng rộng rãi trong kinh doanh và sản xuất. Nguyên tắc Pareto hỗ trợ đắc lực cho các nhà quản lý trong việc quyết định phân bổ thời gian, nguồn lực để tối ưu nhất. Thay vì dàn trải ở 80% mà không thu lại nhiều thành quả, nên tập trung nỗ lực vào 20% yếu tố quan trọng giúp tạo nên sự khác biệt của doanh nghiệp.

• Trong quản lý kho hàng:

Trong kinh doanh, bạn phát hiện ra rằng 80% chi phí lưu kho tới từ 20% khách hàng. Nếu có thể tìm được nguyên nhân của vấn đề, rất có thể chi phí lưu kho của doanh nghiệp sẽ giảm đi đáng kể, từ đó tối ưu hóa doanh thu.

• Trong quản lý khách hàng:

80% doanh thu của doanh nghiệp đến từ 20% khách hàng trọng tâm. Nhiều doanh nghiệp lầm tưởng trong việc xem mọi khách hàng đều như nhau và cần được đối xử bình đẳng. Tuy nhiên thực tế chứng minh, sẽ có những nhóm khách hàng đem lại lợi ích cho doanh nghiệp nhiều hơn các nhóm còn lại.

Vì vậy, việc xác định chiến lược đối với nhóm 20% khách hàng trọng tâm là điều cần thiết với mỗi doanh nghiệp. Thay vì chăm sóc tất cả các khách hàng một cách dàn trải, doanh nghiệp sẽ đầu tư, quan tâm nhiều hơn tới 20% nhóm khách hàng này, tìm hiểu xem họ thích gì, nhu cầu của họ là gì, cần dành những quyền lợi ưu đãi như thế nào để gia tăng lòng trung thành của nhóm khách hàng này.

• Trong quản lý , tạo động lực cho nhân viên:

20% nhân viên xuất sắc trong công ty mang lại 80% doanh thu hay hiệu quả kinh doanh cho doanh nghiệp. Thế nên việc có chính sách khen thưởng, động viên khích lệ nhóm nhân viên này là hết sức cần thiết để nâng cao hiệu suất của toàn hệ thống.

• Trong dịch vụ khách hàng:

Bám sát vào mô hình 80/20, bạn cũng sẽ thấy 80% khiếu nại của khách hàng và thiệt hại về kinh doanh có nguồn gốc từ 20% các khiếm khuyết nhất định. Tập trung sửa đổi các khiếm khuyết cấp thiết này sẽ cải thiện tình hình kinh doanh cho doanh nghiệp.

2.2 Lợi ích của việc áp dụng nguyên tắc 80/20 đối với cá nhân

• Nguyên tắc 80/20 giúp quản lý thời gian:

Bạn cần lên danh sách các công việc theo mức độ ưu tiên. Sau đó dành 80% thời gian để xử lý 20% đầu việc quan trọng nhất. Sau khi hoàn thành các công việc này, hãy tiến hành làm các công việc khác theo danh sách đã đề ra hoặc phân quyền cho nhân viên cấp dưới làm.

• Nguyên tắc 80/20 giúp sàng lọc các mối quan hệ:

Áp dụng quy tắc 80/20 sẽ giúp bạn tìm ra 20% các mối quan hệ mang lại 80% hạnh phúc và giá trị cho cuộc sống của bạn. Từ đó, bạn có thể dành 80% thời gian cho nhóm các mối quan hệ tích cực này và dành ít thời gian hơn cho những mối quan hệ xã giao khác.

• Nguyên tắc 80/20 trong việc trao dồi kiến thức bản thân:

Xác định mục tiêu cá nhân và các đầu mục kiến thức cần trau dồi. Sau đó tập trung 80% thời gian vào 20% các đầu mục quan trọng nhất. Phần thời gian còn lại dùng để hoàn thiện các yếu tố ít quan trọng hơn.

Qua những nội dung trên, hy vọng phần nào đã giúp bạn hiểu rõ hơn về nguyên lý 80/20 hay còn gọi là quy tắc Pareto, biết cách tối ưu lợi ích hiệu quả như thế nào khi áp dụng trong công việc và cuộc sống. Hãy tiếp tục theo dõi bài viết của BEMO để được cập nhật nhiều kiến thức bổ ích nhé.