Khi nào các doanh nghiệp vừa và lớn nên ứng dụng ERP?
Công cuộc chuyển đổi số với ERP ở các doanh nghiệp vẫn còn gặp nhiều khó khăn bởi nhiều yếu tố tác động. Dù biết rằng đây là đòn bẩy giúp doanh nghiệp tăng trưởng so với đối thủ, nhưng có lẽ họ còn băn khoăn không biết khi nào nên ứng dụng ERP? Bài viết này sẽ giải đáp những câu hỏi trên của doanh nghiệp đang mong muốn triển khai ERP.
Table of Content
1. Khi mất nhiều thời gian xử lý vì dữ liệu không đồng bộ
Trong mỗi doanh nghiệp, các phòng ban riêng lẻ sử dụng phần mềm quản lý khác nhau như quản lý kế toán, nhân sự, bán hàng sẽ dẫn đến dữ liệu không đồng nhất, rời rạc và khó xử lý. Do vậy khi cần làm số liệu hay báo cáo, doanh nghiệp phải mất nhiều thời gian để tìm kiếm và tổng hợp.
Thêm vào đó, chi phí để tích hợp các phần mềm riêng lẻ cũng không nhỏ, việc phân chia nguồn lực để quản lý dễ dàng gây chồng chéo công việc giữa các phòng ban.
2. Khâu quản lý, đánh giá gặp khó khăn
Việc quản lý và đánh giá hiệu quả làm việc đóng vai trò quan trọng nhằm đo lường tỷ lệ lợi nhuận so với đầu tư nguồn lực. Thực tế, đa số các doanh nghiệp vẫn chưa thể tối ưu khâu này do không có tài liệu thống nhất và dễ tiếp cận.
Nhìn chung, các doanh nghiệp sẽ đánh giá hiệu suất công việc, nhân sự bằng tài liệu giấy, hoặc phần mềm văn phòng như Excel, Word,.. thông qua đa dạng câu hỏi và sàng lọc một cách thủ công để đưa ra kết quả. Quy trình này hao tốn sức lực và không đem lại cảm giác minh bạch. Thậm chí, việc đánh giá sẽ trở nên vô nghĩa nếu không dựa trên dữ liệu được thống kê rõ ràng.
3. Khi cảm thấy dữ liệu thiếu chính xác
Các báo cáo thể hiện sự biến động của doanh nghiệp, cũng như cho thấy kết quả đạt được so với mục tiêu đề ra. Tuy nhiên, các phòng ban đa phần sử dụng cách thủ công để phân tích và thực hiện. Điều này làm cho báo cáo thiếu độ tin cậy, không tường minh, ban quản lý và lãnh đạo khó nắm bắt được tổng thể.
Nếu báo cáo không đạt chất lượng, sẽ gây ảnh hưởng lớn vì chủ doanh nghiệp khó đưa ra quyết định, hoặc có thể đưa ra quyết định sai lầm về chiến lược kinh doanh và quản lý. Đây chính là lúc trả lời cho câu hỏi khi nào nên ứng dụng ERP.
4. Khi không thể xem báo cáo để ra quyết định ngay lập tức
Mất bao lâu để bạn có thể đọc và phân tích một báo cáo kinh doanh? Thông thường, khi làm việc theo cách thủ công, sẽ mất khá nhiều thời gian để đọc báo cáo, phân tích, tổng hợp thông tin từ các phòng ban và cho ra quyết định. Mỗi bộ phận sẽ có hệ thống riêng để cập nhật báo cáo dẫn đến các cấp quản lý không thể đưa ra các quyết định quan trọng ngay lập tức khi nảy sinh vấn đề.
5. Hướng đến mục tiêu doanh nghiệp phát triển bền vững
Tại sao các tập đoàn đa quốc gia, các công ty lớn sử dụng ERP để quản lý, và họ phát triển bền vững qua thời gian? Điều đó chứng tỏ ERP là giải pháp quản trị tổng thể hữu dụng, các khâu vận hành có tính gắn kết và kiểm soát lẫn nhau. Doanh nghiệp sẽ an tâm khi quy mô phát triển vượt bậc đã có sự hỗ trợ của hệ thống ERP, hướng đến các mục tiêu phát triển xa và thành công hơn.
Ưu tiên triển khai ERP như thế nào là hợp lý?
Khi đã xác định cần thiết phải triển khai ERP, các doanh nghiệp nên bắt đầu triển khai như thế nào thì hợp lý?
Đầu tiên, doanh nghiệp phải tìm được một nhà tư vấn có đủ kinh nghiệm thực tiễn về giải pháp ERP để cùng sát cánh đồng hành với doanh nghiệp. Đội ngũ triển khai cần am hiểu chính sách công ty, quy trình chuyển đổi, và nghiệp vụ kế toán, nhân sự, cũng như thấu hiểu nhu cầu doanh nghiệp. Điều này chiếm đến 50% thành công của cả dự án ERP.
Tiếp đến, doanh nghiệp cần phải lên ngân sách dự trù và cam kết kiên trì thực hiện dự án cùng đối tác. Triển khai ERP đòi hỏi thời gian, tài chính mới thấy được hiệu quả về lâu dài. Ngược lại, khi doanh nghiệp không chắc chắn trong việc ứng dụng hệ thống ERP thì tỷ lệ thất bại ngay từ đầu sẽ rất cao.
Tóm lại, khi việc quản lý gặp nhiều vấn đề và ảnh hưởng đến tình hình kinh doanh chính là lúc nên tìm đến giải pháp ERP. Các doanh nghiệp nên trải nghiệm trước từng phân hệ thông qua những đối tác như BEMO, sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng đưa ra quyết định hơn.
