Lý do phần mềm quản lý giao việc được ví như trợ thủ đắc lực của nhà quản trị
Quá trình giao việc và giám sát nhân sự đòi hỏi nhà quản trị rất nhiều thời gian và tư duy. Nhưng những việc làm đó hiện tại đã được lược bỏ nhờ có phần mềm quản lý giao việc. BEMO sẽ đồng hành cùng bạn thông qua bài viết bên dưới để tìm hiểu tại sao công cụ này đang dần trở thành “trợ lý tài ba” của các nhà lãnh đạo.
Table of Content
1. Bất lợi của doanh nghiệp khi chọn giao việc truyền thống
Trước đây, khi chưa có sự hỗ trợ của các phần mềm hiện đại, nhà quản trị thường sử dụng email, word, excel hoặc drive để lập bảng kế hoạch, phân bổ nguồn nhân lực cho từng đầu việc.
Bên cạnh sự tiện lợi so với sổ ghi chép thông thường, chúng cũng tồn tại những bất cập mà các doanh nghiệp luôn mong muốn tìm cách khắc phục như:
- Tốn nhiều thời gian để lập kế hoạch, phân bổ nhân sự cho từng đầu việc
- Khó kiểm soát tiến trình làm việc, nút thắt cổ chai xảy ra trong quá trình thực hiện nhiệm vụ của nhân viên
- Liên kết giữa các phòng ban diễn ra rời rạc, ít khi hỗ trợ nhau giải quyết các phân đoạn trong cùng một dự án
- Lãnh đạo không thể đánh giá sát năng lực của nhân viên, dẫn đến giao việc không phù hợp với năng lực của từng người
- Nhân viên dễ bị áp lực, nản chí vì công việc phân bổ chưa hợp lý, các đầu mục công việc chưa được kiểm soát chặt chẽ làm bỏ sót nhiều việc cấp trên giao
2. Các giải pháp khắc phục nhược điểm giao việc truyền thống
Những bất cập xảy ra trong quá trình quản lý đã thúc đẩy doanh nghiệp không ngừng đầu tư tìm kiếm những phương pháp mới nhằm hỗ trợ nhà quản trị tối ưu quy trình phân bổ công việc.
Trong đó, không thể không kể đến các giải pháp vô cùng hiệu quả như: vận dụng mô hình PDCA, tham khảo ý kiến của các chuyên gia về quản lý doanh nghiệp, rà soát lại toàn bộ quy trình giao việc của doanh nghiệp để tìm ra lỗ hổng và khắc phục…
Đặc biệt, một giải pháp được cho là cánh cổng mở ra cho doanh nghiệp một bước tiến mới hiệu quả hơn gấp nhiều lần chính là phần mềm quản lý giao việc. Một công cụ mà bất kỳ doanh nghiệp nào vừa mới thành lập hoặc đang trong quá trình cải tiến, nâng cấp hệ thống giao việc không nên bỏ qua.
3. Vai trò không thể phủ nhận của phần mềm quản lý giao việc
Công cụ này đã mang lại cho doanh nghiệp những lợi ích gì? Nguyên nhân do đâu mà nhà quản trị luôn nhắc tới chúng như một người trợ lý đa năng? Những thông tin bên dưới sẽ giải thích cụ thể cho bạn biết lý do vì sao.
3.1. Lập kế hoạch công việc dễ dàng hơn
Đây chính là chức năng đầu tiên mà một nhà quản trị cần khi sử dụng loại phần mềm này. Từ khi ý tưởng được hình thành, cho đến kế hoạch nằm trên giấy và công việc triển khai đến từng nhân viên, đây có thể là một công đoạn tốn rất nhiều thời gian và công sức của nhà lãnh đạo.
Nhưng khi có sự hỗ trợ của công cụ quản lý giao việc, nhà quản trị có thể khởi tạo nhanh chóng danh sách công việc thông qua dạng “To do list”. Sau đó, gán nhiệm vụ cho từng thành viên, phân quyền chặt chẽ cho từng nhân sự, thiết lập thời gian làm và cập nhật tiến độ ngay tức thời.
Tất cả mọi thao tác trên đều thực hiện trên cùng một giao diện giúp nhà quản trị dễ kiểm soát, giảm sự mất tập trung và bị phân tâm bởi nhiều tác vụ.
3.2. Tương tác, thực hiện công việc thuận tiện hơn khi sử dụng phần mềm quản lý giao việc
Với cách trao đổi công việc truyền thống thông qua Zalo, Messenger, Email,…nhân viên khó có thể kiểm soát và cập nhật tốt tiến trình công việc cá nhân. Vì thông thường, để hoàn thành một đầu việc, bạn cần có sự hỗ trợ từ thông tin của nhiều nguồn lực khác nhau.
Do đó, phần mềm sẽ hỗ trợ bạn trao đổi mọi thông tin liên quan đến nhiệm vụ trên cùng một platform cụ thể, rõ ràng với giao diện vô cùng đơn giản.
Bạn có thể chia sẻ file ảnh, video, tài liệu cho các thành viên có liên quan để mọi người cùng cập nhật và nắm bắt kịp thời thông tin công việc. Nhờ vậy, bạn dễ dàng cập nhật tiến độ công việc, so sánh với tiến độ kế hoạch chung của công ty từ đó có điều chỉnh cho phù hợp với tình hình chung.
3.3. Quản lý, theo dõi, giám sát công việc hiệu quả hơn
Đây là chức năng quan trọng mà các nhà quản trị luôn cần ở một phần mềm hỗ trợ quản lý giao việc. Khi giao công việc cho nhân sự, mọi người cùng thao tác trên cùng một ứng dụng giúp lãnh đạo có thể theo dõi tiến trình thực hiện nhiệm vụ bằng các trạng thái do người thực hiện cập nhật.
Đặc biệt, các thông tin trao đổi và những ý tưởng được đề xuất, nhà quản trị đều có thể nắm bắt và can thiệp kịp thời.
Nhờ theo dõi và cập nhật tình hình một cách tức thời, lãnh đạo có thể đưa ra đánh giá trung thực và khách quan nhất về khả năng làm việc của nhân viên, từ đó có những điều chỉnh phù hợp giúp họ phát huy tốt sở trường của mình.
3.4. Bảo mật an toàn dữ liệu tại doanh nghiệp
Vấn đề bảo mật thông tin chính là nỗi lo của hầu hết mọi doanh nghiệp khi cân nhắc sử dụng phần mềm bởi bất kỳ công cụ nào cũng tồn tại những rủi ro. Nhưng chính vì thấu hiểu những đắn đo của doanh nghiệp, phần mềm quản lý giao việc đã trở thành công cụ đáng tin cậy.
Chúng tích hợp những tính năng giúp bảo mật tối đa toàn bộ thông tin doanh nghiệp nhờ công nghệ chống rò rỉ thông tin. Các công ty chuyên cung cấp phần mềm cũng đưa ra những cam kết giúp tăng lòng tin và hỗ trợ hết mình cho doanh nghiệp khách hàng.
3.5. Sử dụng phần mềm quản lý giao việc giúp giảm thiểu tối đa chi phí
Các doanh nghiệp khi tìm hiểu về giá cả dịch vụ thường khá đắn đo bởi chi phí bỏ ra thường rất cao. Tuy nhiên, khi lựa chọn được loại công cụ phù hợp, doanh nghiệp sẽ cắt giảm được rất lớn chi phí tiêu tốn lãng phí trong quá trình điều hành quản lý, giao việc cho nhân sự.
Đặc biệt đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, khi tinh giảm được chi phí phát sinh, nhà quản trị sẽ có chiến lược linh hoạt trong việc phân bổ nguồn tài chính cho các hoạt động quan trọng khác.
Nếu bạn là một nhà quản trị đang tìm hiểu về phần mềm quản lý giao việc để áp dụng vào doanh nghiệp của mình? Đừng ngần ngại liên hệ ngay cho BEMO để tìm hiểu chi tiết hơn về cách vận hành vào hệ thống nhân lực của mình qua hotline 0865 994 039 hoặc email support@bemo.cloud.
