PDCA là gì? Khi nào thì doanh nghiệp nên áp dụng PDCA?

Một trong những nguyên tắc tạo nên sự bức phá cho nền kinh tế Nhật Bản ở những năm 90s chính là “cải tiến liên tục” với mô hình PDCA. Đây được xem là tôn chỉ trong sản xuất của các doanh nghiệp lúc bấy giờ. 

Cùng với sự biến động và phát triển không ngừng của nền kinh tế, ngày nay PDCA vẫn được các doanh nghiệp áp dụng một cách hiệu quả. 

Trong bài viết này, Bemo sẽ cung cấp những kiến thức tổng quan về PDCA – mô hình vòng lập nổi tiếng giúp nhà quản trị nâng cao giá trị sản phẩm/dịch vụ cho doanh nghiệp của mình.

1. Mô hình PDCA là gì?

PDCA là một chu trình được phát triển, sử dụng trong sản xuất, quản trị doanh nghiệp thông qua việc theo dõi, tìm ra lỗ hỏng của quy trình từ đó kịp thời thay đổi, đưa ra các giải pháp khắc phục sai sót. PDCA là viết tắt của các từ Plan – Do – Check – Act diễn tả các công việc này luôn được thực hiện tuần tự, liên tục và tối ưu hiệu quả quản lý: 

• Plan: lập kế hoạch, chuẩn bị nguồn lực, xác định mục tiêu và phạm vi thực hiện.
• Do: triển khai, thực hiện kế hoạch đã đề ra.
• Check: kiểm tra, đánh giá kết quả thực hiện.
• Act: dựa trên kết quả kiểm tra, tiến hành thay đổi, cải tiến công việc.

Chu trình bốn bước này nên vòng tuần hoàn khép kín và mang tính liên tục cho phép nhà quản trị phát hiện, giải quyết vấn đề nhanh chóng, hiệu quả và đạt được mục tiêu. Đây được xem là phương pháp khoa học mang lại hiệu quả tối ưu cho doanh nghiệp ở nhiều quy mô khác nhau. 

Vậy lợi ích cụ thể của mô hìnhPDCA là gì? Cùng Bemo tiếp tục tìm hiểu trong phần dưới đây.

2. Những lợi ích PDCA mang lại cho doanh nghiệp

PCDA đã trở thành công cụ đắt lực cho nhà lãnh đạo nhờ vào sự linh hoạt của mình. Khi triển khai chu trình này, doanh nghiệp sẽ nhận được nhiều lợi ích như:

• Cải tiến quy trình hoạt động:

Chu trình PDCA đem lại sự cải tiến liên tục, phát hiện và đảm bảo khắc phục những vấn đề chưa phù hợp với tình hình thực tế của doanh nghiệp.

• Thay đổi cách điều hành, quản trị:

PDCA không những khuyến khích sự phát triển, không ngại thay đổi mà còn là công cụ giúp nhà quản lý điều chỉnh, thay đổi cách quản trị và điều hành doanh nghiệp tốt hơn, trơn tru hơn.

• Quản lý hiệu suất, gia tăng lợi thế cạnh tranh:

Vòng lặp này giúp nhà quản trị dễ dàng kiểm soát công việc, nắm bắt tức thời hoạt động của nhân viên và đưa ra những điều chỉnh kịp thời nhằm cải thiện, nâng cao hiệu suất làm việc.

Hơn thế nữa, PDCA thúc đẩy sự phối hợp giữa các quy trình khác nhau, từ đó giúp doanh nghiệp tăng tốc trong chu trình kinh doanh của mình và gia tăng sức cạnh tranh trên thị trường. 

• Quản lý chất lượng:

Dễ dàng áp dụng các hệ thống quản lý chất lượng ISO như 9001, 22000, 14001… trong quy trình vận hành của doanh nghiệp. PDCA cải thiện chất lượng từ khâu lập kế hoạch, thu thập và phân tích dữ liệu thống kê, từ đó tìm ra nguyên nhân gốc rễ của các vấn đề trong quản trị. Điều này làm giảm độ lệch của kế hoạch so với tầm nhìn của doanh nghiệp.

• Nâng cao năng lực nhân viên:

Trong quá trình áp dụng, PDCA không những giúp doanh nghiệp hoạt động tốt hơn mà chu trình này còn có thể giúp các cá nhân nhìn nhận, đánh giá và đề ra kế hoạch để nâng cao bản thân. 

Với những lợi ích kể trên, khi nào thì doanh nghiệp cần áp dụng PDCA vào quy trình quản trị của mình?

3. Khi nào nên áp dụng PDCA?

Đối với một doanh nghiệp, PDCA được cân nhắc và áp dụng khi các cấp quản lý nhận thấy những vấn đề trong quản trị như doanh số sụt giảm, quy trình làm việc rời rạc, không hiệu quả và lãng phí nguồn lực…

Lúc này, chu trình PDCA cần được áp dụng để điều chỉnh sai sót và nâng cao kết quả. Khi đã triển khai thành công, cấp lãnh đạo có thể xem xét thiết lập chu trình này thành quy chuẩn cho các hoạt động nội bộ.

Thông thường, doanh nghiệp nên ứng dụng mô hình PDCA trong các trường hợp sau:

• Khởi động một dự án, quy trình mới trong doanh nghiệp hoặc cải tiến một quy trình có sẵn để đảm bảo kết quả như mục tiêu đề ra.
• Quy trình quản trị gặp những vấn đề gây ảnh hưởng đến hiệu suất nhân viên, tài nguyên doanh nghiệp, cần xác định nguyên nhân của sự tắc nghẽn và sai sót trong vận hành.
• Lập kế hoạch thu thập và phân tích dữ liệu để xác định các ưu tiên, vấn đề trong kinh doanh. 
• Cấp quản lý muốn tối ưu hoá việc quản trị bằng phương pháp liên tục cải tiến để tăng quy mô doanh nghiệp, chuẩn hoá môi trường làm việc.

Bất cứ khi nào doanh nghiệp muốn cải thiện, nâng cao chất lượng và giá trị sản phẩm/ dịch vụ thì PDCA chính là mô hình mà doanh nghiệp cần áp dụng.

Tuy nhiên, việc triển khai chu trình này đòi hỏi sự kiên trì và sự phân bổ nguồn lực hợp lý để mang lại kết quả như mong đợi. Do đó, đây không phải là lựa chọn tối ưu cho doanh nghiệp để giải quyết các vấn đề cấp bách, cần kết quả ngay tức thì. 

Bên cạnh đó, doanh nghiệp có thể kết hợp mô hình PDCA cùng giải pháp công quản trị doanh nghiệp tổng thể hỗ trợ việc điều hành trở nên tốt hơn. Nếu bạn đang tìm kiếm một phần mềm đáp ứng nhu cầu trên, hãy để Bemo là người bạn đồng hành với doanh nghiệp của bạn!