Bí quyết xây dựng giao tiếp nội bộ trong doanh nghiệp

Giao tiếp nội bộ trong doanh nghiệp là mảnh ghép quan trọng, không thể bỏ qua trong hành trình xây dựng môi trường làm việc lý tưởng. Giao tiếp nội bộ hiệu quả giúp dòng thông tin được lưu thông trôi chảy, mạch lạc, tiết kiệm thời gian, gia tăng năng suất làm việc.

Vậy phương pháp nào giúp cải thiện vấn đề giao tiếp, ứng xử trong nội bộ được tốt hơn? Bài viết dưới đây sẽ hé lộ 8 bí quyết và 4 gợi ý về công cụ hỗ trợ đưa giao tiếp nội bộ doanh nghiệp lên một tầm cao mới.  

1. Tầm quan trọng giao tiếp nội bộ trong doanh nghiệp 

Giao tiếp nội bộ trong doanh nghiệp là hình thức trao đổi giữa hai hay nhiều nhân sự với nhau, thông qua phương tiện ngôn ngữ hoặc phi ngôn ngữ (hình thể, tài liệu, hình ảnh, tệp GIF, biểu tượng cảm xúc,…). Hệ thống giao tiếp trôi chảy sẽ tăng sự hòa hợp, ăn ý giữa các mối quan hệ. Giao tiếp nội bộ hiệu quả là nền tảng tạo nên văn hóa doanh nghiệp vững mạnh. 

Đối với mối quan hệ đồng nghiệp, xây dựng hệ thống giao tiếp nội bộ giúp mạng lưới quan hệ được gắn kết bền chặt. Hoạt động trao đổi, tương tác giữa cá nhân hay các phòng ban diễn ra sôi nổi, năng động, tăng sự hiểu ý khi cộng tác, luồn thông tin lưu thông trôi chảy thống nhất, tạo nên môi trường làm việc thoải mái, hiệu suất làm việc tăng cao. 

Đối với mối quan hệ giữa lãnh đạo và nhân viên bên cạnh sự tôn trọng, tin tưởng, môi trường giao tiếp thoải mái giúp nhân sự cảm thấy được an toàn, thân thiết, không bị gò bó, dễ chia sẻ những khó khăn, vướng mắc. Khi cảm nhận được sự quan tâm của cấp trên sẽ giúp nhân viên có động lực phấn đấu, cố gắng cống hiến và làm việc hiệu quả hơn. 

Trong nghiên cứu của công ty Slack về chủ đề môi trường làm việc lý tưởng đã đề cập đến 2 trong 3 yếu tố mà nhân viên mong muốn có được trong môi trường làm việc đó là: sự tin tưởng minh bạch từ cấp trên và mối quan hệ kết nối với đồng nghiệp.

Trong đó 37% nhà quản lý và 38% nhân viên cho rằng hòa hợp trong giao tiếp là yếu tố quan trọng để kết nối mối quan hệ trong doanh nghiệp. Vì vậy, xây dựng giao tiếp nội bộ trong doanh nghiệp là một phần vô cùng quan trọng, mang lại những tác động tích cực đến văn hóa doanh nghiệp. 

2. 8 Tips vàng giúp nâng cao văn hóa giao tiếp nội bộ 

2.1 Bí quyết 2W: Who? When?  

Bí quyết 2W: Who? When? sẽ giúp cho cuộc hội thoại trong giao tiếp nội bộ diễn ra thành công hơn. Trước khi bắt đầu cuộc nói chuyện, chúng ta cần giải đáp những vấn đề sau: Đối tượng trao đổi là ai? Cá nhân hay nhóm làm việc? Thời gian bắt đầu khi nào là lý tưởng? 

Với từng đối tượng tham gia hội thoại, chúng ta chuẩn bị những phương thức giao tiếp (cách xưng hô, giọng nói, nội dung….) khác nhau để cuộc nói chuyện diễn ra đúng trọng tâm, mạch lạc, dễ dàng truyền tải thông điệp đến người nghe. Cần lựa chọn cá nhân hoặc nhóm đối tượng liên quan để trao đổi thông tin phù hợp, nhân sự sẽ dễ dàng tiếp nhận và tương tác lại khi nội dung được chia sẻ có liên quan đến mình. Tránh trường hợp làm rối loạn, phiền nhiễu thông tin, gây mất thời gian và sự tập trung công việc đối với nhân sự không liên quan.  

Với từng chủ đề trao đổi, cần lựa chọn thời điểm lý tưởng để bắt đầu giao tiếp, thu hút sự chú ý người nghe. Ví dụ những trao đổi về thông tin dự án mới nên lựa chọn giờ làm việc buổi sáng hoặc đầu giờ chiều, lúc này mọi người đã được nạp năng lượng đang ở trạng thái sẵn sàng dễ tiếp nhận nhất.  

2.2 Duy trì giao tiếp 2 chiều  

Giao tiếp là con đường hai chiều, có sự tương tác qua lại giữa các bên, thông tin luôn được truyền tải, làm mới nhờ vậy cuộc hội thoại trở nên sôi nổi, hiệu quả. Nếu giao tiếp chỉ xuất phát một chiều không có sự phản hồi, dễ gây nhàm chán dẫn đến kết thúc nhanh chóng. Mô hình giao tiếp một chiều tồn tại nhiều khuyết điểm, hiểu lầm, thông tin dễ bị sai lệch.  

Trong môi trường làm việc, nếu cấp quản lý mang phong cách giao tiếp áp đặt chỉ giao việc, kiểm tra, khiển trách mà không lắng nghe sự chia sẻ, phản hồi sẽ khiến nhân viên cảm thấy bất mãn, khó chịu trong công việc. Vì vậy, cấp quản lý nên xây dựng môi trường giao tiếp “mở” kích thích sự tương tác của nhân viên khi trao đổi công việc. 

2.3 Xây dựng môi trường giao tiếp mở 

Chính sách giao tiếp “mở” khuyến khích nhân viên cùng tham gia đóng góp ý kiến vào hoạt động chung, tạo ra môi trường làm việc đầy năng lượng tích cực. Cuộc trao đổi sẽ không bị ràng buộc bởi sự khác biệt vị trí, chuyên ngành hay tuổi tác. Mọi người cùng lắng nghe ý kiến, tiếp nhận thông tin, chia sẻ những quan điểm cá nhân trên tinh thần thoải mái, tự nguyện, không có sự phê phán, bàn tán hay bài xích.  

Cấp trên nên tạo không khí thoải mái, tự do trong cuộc giao tiếp, bằng cách chủ động tháo bỏ bức tường cấp bậc. Nhân viên sẽ không còn cảm giác e dè hay lo lắng khi đối diện với sếp, thay vào đó họ có thể thoải mái nêu ra những ý tưởng, sáng tạo, đổi mới, dễ dàng chia sẻ, bộc lộ những khó khăn đang gặp phải. 

Ngoài ra, cấp trên nên hạn chế những lời nói và hành động mang hàm ý chê bai, khiển trách, hãy lắng nghe những chia sẻ phản hồi, khéo léo chỉ ra những lỗi sai và đưa ra phương án tối ưu giúp nhân viên giải quyết vấn đề gặp phải. Khoảng cách kết nối giữa cấp trên và cấp dưới được rút ngắn, nhân viên sẽ cảm nhận được sự gần gũi, tin tưởng, giao tiếp thoải mái tạo động lực cống hiến nhiều hơn cho doanh nghiệp. 

2.4 Sáng tạo trong giao tiếp 

Giao tiếp nội bộ trong doanh nghiệp không chỉ xoay quanh những chủ đề công việc “khô khan”.  Giao tiếp có thể bắt đầu một lời chúc làm việc năng lượng, gửi những lời cảm ơn đến nhân viên đã đóng góp sức lực cho doanh nghiệp, chia sẻ hình ảnh tạo động lực, tệp GIF vui nhộn mang ý nghĩa tích cực, thảo luận những vấn đề đang hot trên mạng xã hội nhằm kích thích sự tương tác giữa các thành viên trong doanh nghiệp. 

2.5 Tạo thói quen giao tiếp thông qua họp team 

Doanh nghiệp nên xây dựng thói quen giao tiếp thông qua hình thức họp team giúp tương tác nội bộ được cải thiện hơn, tăng cơ hội gặp gỡ giao lưu giữa cá nhân và các phòng ban. Cấp quản lý nên thiết kế lịch trình họp nhóm cố định hàng tuần với nhiều chủ đề khác nhau:  

• Sắp xếp cuộc họp đầu tuần để triển khai công việc, đưa ra những lời động viên, thông điệp tích cực, treo những phần thưởng giá trị khởi động tuần làm việc đầy năng lượng.  

• Tổ chức buổi giao lưu vào ngày làm việc cuối tuần chia sẻ kết quả công việc và những vấn đề khó khăn trong một tuần qua. Đây là khoảng thời gian mà mọi người có thể xích lại gần nhau, tháo bỏ những áp lực công việc, những rào cản, hiểu lầm trong giao tiếp nội bộ, tăng tính bền chặt giữa các mối quan hệ trong doanh nghiệp. 

Thông qua nội dung của những cuộc họp team, ban lãnh đạo có thể quản lý được tình hình đội ngũ nhân sự, những vấn đề tiêu cực đang tồn tại trong môi trường làm việc. Từ đó đưa ra những phương án giải quyết tối ưu, đẩy lùi những khó khăn, thúc đẩy tinh thần làm việc của nhân viên. 

2.6 Thống nhất thông điệp trước khi truyền tải 

Trước khi bắt đầu giao tiếp nội bộ thông qua bất kỳ hình thức nào: ngôn ngữ, tài liệu, hình ảnh,… Chúng ta cần kiểm tra và quản lý nội dung thông điệp cẩn thận rõ ràng, cụ thể để đối phương có thể dễ dàng tiếp nhận thông tin và hiểu được mục đích của thông điệp mà chúng ta muốn truyền tải. Cần hạn chế tình trạng truyền đạt nhầm hoặc nội dung không nhất quán dẫn đến những hiểu lầm không đáng có trong nội bộ doanh nghiệp, ảnh hưởng đến năng suất làm việc. 

2.7 Đo lường chất lượng trong giao tiếp nhân viên 

Ban lãnh đạo nên thường xuyên tổ chức đo lường chất lượng giao tiếp nội bộ trong doanh nghiệp thông qua các ứng dụng công nghệ: khảo sát ẩn danh, thăm dò trực tiếp, hộp thư đề xuất cá nhân, phòng chat riêng tư,… 

Qua đó, ban lãnh đạo có thể biết được mức độ hài lòng của nhân viên đối với phương tiện giao tiếp nội bộ, đánh giá tần suất tương tác giữa nhân viên, nhận biết những vấn đề mâu thuẫn đang tồn tại trong các mối quan hệ ảnh hưởng tiêu cực đến giao tiếp nội bộ. 

2.8 Làm mới phương tiện giao tiếp  

Theo kết quả khảo sát mức độ hài lòng về phương tiện giao tiếp mà công ty Slack đã thống kê từng nhóm thế hệ:  

• 16% thế hệ gen Y (1981 đến 1996) không hài lòng 
• 13% Gen X (1965 đến 1980) không hài lòng. 
• 12%  Boomers (1946 đến 1964) không hài lòng. 

Kết quả về tính năng tương tác trong doanh nghiệp cho thấy: 43% nhân viên mong muốn được sử dụng phần mềm hiện đại. 

Qua đó ta thấy được, dù ở lứa tuổi làm việc nào thì công cụ, phương tiện giao tiếp đều được quan tâm. Việc sử dụng công cụ, phương tiện giao tiếp phiên bản cũ, không được cập nhật những tính năng mới sẽ làm gián đoạn và hạn chế trong quá trình giao tiếp.

Vì vậy, ban lãnh đạo cần đầu tư, nâng cấp phương tiện, phần mềm hiện đại giúp giao tiếp nội bộ trong doanh nghiệp diễn ra nhanh chóng, hiệu quả hơn. 

3. Một số phần mềm giúp giao tiếp nội bộ đạt hiệu quả 

3.1 Microsoft Lync 

Lync là một sản phẩm được phát triển bởi Microsoft. Đây là phiên bản mới thuộc chuỗi sản phẩm Office Communication Server. Ứng dụng hỗ trợ người dùng nhắn tin tức thời, tổ chức cuộc họp trực tiếp, chia sẻ tệp tài liệu, hình ảnh,…Đặc biệt, Lync sở hữu giao diện quen thuộc, được tích hợp công cụ Microsoft: Office, Sharepoint và Exchange tạo nên môi trường làm việc ảo tiện ích, chất lượng. 

3.2 Slack 

Slack là ứng dụng chat đang được sử dụng thịnh hành trong môi trường doanh nghiệp. Giao diện Slack bao gồm nhiều kênh chat với những chủ đề khác nhau. Bạn có thể tham gia kênh chat chung của doanh nghiệp để nhận thông báo hoặc nhắn tin riêng, tạo nhóm chat cá nhân. Slack thay thế cho email, tin nhắn văn bản, giúp giao tiếp nội bộ trong doanh nghiệp trở nên hiệu quả và nhanh chóng hơn.  

3.3 Bemo Cloud  

BEMO cung cấp nhiều phân hệ quản lý với tính năng vận hành đang dạng, dễ dàng trao đổi nội bộ thông qua các cách thức: chat, tin nhắn thoại, cuộc gọi video.

BEMO giúp doanh nghiệp chủ động trong quản lý giao việc, phân bổ công việc minh bạch, rõ ràng, dễ dàng theo dõi quá trình làm việc của nhân viên thông qua hệ thống. Ngoài ra, BEMO tăng tính kết nối giữa nhân viên bằng cách truyền tải thông điệp chung trên bảng tin, dễ dàng trao đổi thông qua tính năng chat, chia sẻ thông tin dữ liệu trên BEMO Cloud,…  

Trong thời đại chuyển đổi số, phần mềm BEMO trở thành giải pháp tối ưu giúp giao tiếp nội bộ trong doanh nghiệp đạt hiệu quả. Để có cơ hội trải nghiệm phần mềm tuyệt vời này, doanh nghiệp có thể liên hệ với BEMO qua hotline 0865 994 039 hoặc email support@bemo.com để được nhân viên tư vấn trực tiếp. 

3.4 WorkPlace 

WorkPlace là nền tảng giao tiếp dành cho doanh nghiệp với sự kết hợp các tính năng: Chat, bảng tin, nhóm làm việc, chấm công,…WorkPlace được ví như một Facebook thu nhỏ dành riêng cho doanh nghiệp. Với những tính năng tiện ích giúp tăng cường liên kết mối quan hệ trong doanh nghiệp, phân bổ nhân sự vào từng nhóm, ban lãnh đạo dễ dàng quản lý nắm được tình hình nhân sự công ty. 

Bài viết trên đây đã tổng hợp những kiến thức chi tiết về giao tiếp nội bộ trong doanh nghiệp. Hi vọng những bí quyết, giải pháp tuyệt vời sẽ giúp ban lãnh đạo có thể xây dựng hệ thống giao tiếp phù hợp với văn hóa làm việc, gắn kết mối quan hệ trong doanh nghiệp bền chặt, thúc đẩy đội ngũ nhân viên làm việc năng lượng, tích cực, hiệu quả.