Làm việc từ xa hiệu quả – Bí quyết quản lý tốt nhất cho doanh nghiệp
Chúng ta đang sống trong một thế giới phẳng, và làm việc từ xa dần trở thành một xu hướng mới cho cả doanh nghiệp và người lao động. Nhất là sau khi đại dịch COVID-19 bùng phát, xu hướng này lại càng trở nên phổ biến. Làm thế nào để làm việc từ xa hiệu quả luôn là trăn trở chung của hầu hết các doanh nghiệp. Hãy cùng Bemo tìm hiểu kỹ hơn trong bài viết này nhé.
Table of Content
1. Làm việc từ xa là gì?
Trước khi tìm hiểu giải pháp làm việc từ xa hiệu quả, hãy cùng xác định chính xác khái niệm làm việc từ xa là gì?
Hiểu đơn giản thì làm việc từ xa là một hình thức triển khai công việc mà trong đó người lao động thực hiện nhiệm vụ và trách nhiệm công việc của họ từ một địa điểm bên ngoài phạm vi văn phòng làm việc.
Điều này có nghĩa là nhân viên có thể làm việc ở bất kỳ nơi đâu, đôi khi là tại nhà, quán cà phê… hoặc bất kỳ địa điểm nào chỉ cần có kết nối internet. Chủ thể chính của làm việc từ xa chính là công nghệ, người lao động và doanh nghiệp có thể đảm bảo sự tương tác và liên hệ thông qua smartphone, máy tính, các ứng dụng hay phần mềm hỗ trợ giao tiếp trong công việc.
2. Tại sao làm việc từ xa trở thành xu hướng?
Làm việc từ xa ngày càng trở nên phổ biến trong những năm gần đây vì nó mang lại sự linh hoạt hơn, cân bằng giữa công việc và cuộc sống cũng như tiết kiệm chi phí cho cả người sử dụng lao động và người lao động. Đại dịch COVID-19 cũng đã đẩy nhanh việc áp dụng hình thức làm việc từ xa, vì nhiều tổ chức và doanh nghiệp đã chuyển sang hình thức sắp xếp công việc này để đảm bảo an toàn cho nhân viên và hoạt động kinh doanh liên tục.
2.1. Đối với người lao động
- Cải thiện sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống: Một trong những lý do khiến làm việc từ xa hiệu quả trở thành xu hướng đó là việc nhân viên có thể linh hoạt hơn để sắp xếp công việc xung quanh cuộc sống cá nhân của mình, điều này có thể đảm bảo được sức khỏe tinh thần và thể chất.
- Gia tăng sự linh hoạt: Làm việc từ xa hiệu quả cho phép người lao động làm ở bất cứ nơi nào họ cảm thấy thuận tiện.
- Tiết kiệm chi phí: Nhân viên làm việc từ xa có thể tiết kiệm chi phí cho việc đi lại, trang phục làm việc và các chi phí khác liên quan đến công việc văn phòng truyền thống.
- Giảm căng thẳng: Căng thẳng của nhân viên khi làm việc ở văn phòng đôi khi xuất phát từ những mối quan hệ đồng nghiệp, sự giám sát quá nhiều của cấp trên… Tuy nhiên, làm việc từ xa có thể giảm đáng kể căng thẳng đó. Nhân viên có nhiều quyền kiểm soát hơn đối với môi trường làm việc của họ, điều này có thể dẫn đến trải nghiệm làm việc thoải mái và dễ chịu hơn, từ đó gián tiếp nâng cao năng suất.
2.3. Đổi với chủ doanh nghiệp
- Cải thiện năng suất: Làm việc từ xa hiệu quả giúp tiết kiệm thời gian và công sức của người lao động, từ đó, nâng cao năng suất và hiệu quả làm việc. Một số nghiên cứu đã chỉ ra rằng những người làm việc từ xa thường làm việc hiệu quả hơn so với những người làm việc tại văn phòng.
- Giảm chi phí: Các công ty áp dụng hình thức làm việc từ xa có thể tiết kiệm một khoản ngân sách đáng kể cho tiền thuê văn phòng, trang bị các tiện ích làm việc và các chi phí chung khác.
- Tiếp cận với nhóm nhân tài lớn hơn: Với công việc từ xa, các doanh nghiệp có thể tuyển dụng nhân tài từ mọi nơi mà không chỉ giới hạn tại khu vực địa phương. Điều này có nghĩa là họ có quyền tiếp cận với một nhóm ứng viên phù hợp cho công việc.
- Tăng tỷ lệ giữ chân nhân viên: Làm việc từ xa có thể cải thiện sự hài lòng và tinh thần của nhân viên. Nhân viên thường tận tâm hơn với công việc của họ khi họ có thể linh hoạt làm việc tại nhà hoặc các địa điểm khác.
3. Khó khăn trong việc quản lý nhân sự làm việc từ xa của doanh nghiệp
3.1. Hạn chế về tương tác và giao tiếp
Một trong những thách thức lớn nhất khi quản lý nhân viên làm việc từ xa là giao tiếp. Có thể khó thiết lập các kênh liên lạc hiệu quả và có thể xảy ra sai lệch do nhiều nguyên nhân như rào cản ngôn ngữ, hạn chế trong trao đổi nhóm, hoặc vấn đề về đường truyền internet…
3.2. Thách thức trong việc đo lường hiệu suất
Việc giám sát hiệu suất của nhân viên làm việc từ xa có thể là một thách thức đối với các doanh nghiệp vì không có sự hiện diện thực tế để quan sát chất lượng và số lượng công việc của họ. Điều này có thể gây khó khăn cho công tác đánh giá năng suất của nhân viên và việc xác định thành tích, kỷ luật hoặc đào tạo nhân viên.
3.3. Tuyển dụng và đào tạo
Nếu làm việc từ xa hoàn toàn, vấn đề tuyển dụng và đào tạo của các doanh nghiệp cũng sẽ rất vất vả. Bởi bạn sẽ không thể tương tác theo hình thức “face-to-face” với nhân sự của mình, mà hầu hết tất cả hoạt động tuyển dụng và đào tạo sẽ diễn ra trên nền tảng internet. Điều này tác động không ít đến quá trình đánh giá, đào tạo nhân sự mới và phát huy văn hoá doanh nghiệp.
3.4. Thiếu niềm tin
Làm việc từ xa có môi trường thoải mái và không bị quản lý quá nhiều như tại công ty, nhiều nhân viên gặp vấn đề với việc tự giác thực hiện cũng như hoàn thành công việc. Ví dụ, nhân viên của bạn rất dễ dành quá nhiều thời gian cho việc nghỉ ngơi, kéo dài thời gian ngủ trưa, hay bị ảnh hưởng bởi những công việc nhà… Như vậy, doanh nghiệp đôi khi sẽ chưa thực sự tin tưởng nhân viên, vì thực tế nhiều nhân viên làm việc từ xa có xu hướng làm cho công việc bị trì trệ, trì hoãn các dự án và khó hoàn thành chúng một cách hiệu quả.
4. Phương pháp quản lý nhân sự làm việc từ xa hiệu quả
4.1. Sử dụng công nghệ thông tin hiện đại
Công nghệ thông tin là một yếu tố quan trọng trong mô hình làm việc từ xa hiệu quả. Các công cụ trực tuyến như Zoom, Skype, Microsoft Teams… giúp cho quá trình liên lạc và làm việc nhóm giữa các nhân viên trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Điều này cũng giúp cho việc quản lý và theo dõi tiến độ công việc của doanh nghiệp đối với nhân viên trở nên thuận tiện hơn.
4.2. Thiết lập lịch làm việc rõ ràng
Việc làm việc từ xa thường dẫn đến tình trạng làm việc quá giờ hoặc không làm việc đủ giờ. Để giải quyết vấn đề này, doanh nghiệp cần phải thiết lập một lịch làm việc cho nhân viên của mình một cách rõ ràng, nhắc nhở nhân viên chuyên tâm và tuân thủ lịch làm việc.
4.3. Tạo ra môi trường làm việc thuận tiện
Một môi trường làm việc thuận tiện sẽ giúp cho việc làm việc từ xa trở nên hiệu quả hơn. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng nên trang bị đầy đủ các thiết bị như máy tính, điện thoại… để hỗ trợ nhân viên nếu cần thiết.
Việc làm việc từ xa có thể gây cảm giác cô đơn và mệt mỏi cho nhân viên. Do đó, tạo ra một môi trường làm việc tích cực là rất quan trọng. Các nhân viên cần phải được động viên, hỗ trợ và đánh giá công việc thường xuyên để giữ cho họ luôn cảm thấy có động lực và tập trung vào công việc.
4.4. Tạo điều kiện để nhân viên giao tiếp và tương tác
Giao tiếp và tương tác là hai yếu tố rất quan trọng trong việc làm việc từ xa hiệu quả. Các nhân viên cần phải có sự giao tiếp rõ ràng và liên tục để tránh những sai sót trong công việc. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần phải tạo ra một môi trường tương tác thông qua các cuộc gặp mặt trực tuyến, thảo luận chung và chia sẻ ý tưởng để tăng cường sự hợp tác trong công việc.
4.5. Đánh giá dựa trên hiệu suất công việc
Đánh giá nhân sự làm việc từ xa là một trong những vấn đề khá khó khăn đối với doanh nghiệp. Vì doanh nghiệp sẽ không chủ động kiểm soát hay trực tiếp theo dõi quá trình làm việc của nhân viên, nên chắc chắn việc đánh giá công việc dựa trên số giờ làm việc sẽ không hợp lý. Thay vào đó, doanh nghiệp nên đánh giá dựa trên hiệu suất và kết quả công việc mà nhân viên đã hoàn thành.
Trên đây là một số giải pháp để doanh nghiệp quản lý nhân sự làm việc từ xa hiệu quả hơn. Với đại dịch Covid-19 đang có dấu hiệu trở lại, làm việc từ xa có thể sẽ là xu hướng tất yếu trong mỗi doanh nghiệp. Do đó, các doanh nghiệp cần phải sẵn sàng để đón nhận và thích ứng với thay đổi này để đạt được hiệu quả cao trong công việc.
