6 bước triển khai truyền thông nội bộ cho doanh nghiệp
Truyền thông nội bộ là một hoạt động có ý nghĩa quan trọng trong mỗi tổ chức doanh nghiệp. Truyền thông nội bộ đóng vai trò là cầu nối cung cấp mọi thông tin trong doanh nghiệp, hỗ trợ gia tăng sức mạnh đoàn kết tập thể và trên cơ sở đó nuôi dưỡng tiềm lực tổng thể cho doanh nghiệp từ trong ra ngoài. Để hiểu chính xác khái niệm này, bạn đọc có thể đọc thêm tại bài viết Truyền thông nội bộ là gì mà BEMO đã chia sẻ trước đó.
Trong bài viết này, BEMO sẽ chia sẻ nguyên tắc và quy trình triển khai truyền thông nội bộ cho doanh nghiệp cũng như một số kinh nghiệm cải thiện hoạt động này.
Table of Content
1. 6 bước cơ bản để triển khai truyền thông nội bộ cho doanh nghiệp
Trước khi bắt tay vào các bước triển khai truyền thông nội bộ, doanh nghiệp cần đảm bảo một số nguyên tắc sau đây:
- Cung cấp toàn bộ thông tin, dữ liệu bao gồm thông tin về mục tiêu, kế hoạch và nội dung chi tiết của chiến dịch truyền thông nội bộ cũng như dữ liệu về thành tích của công ty, các sự kiện đã tham gia hoặc tổ chức cho nhân sự đảm nhiệm vị trí truyền thông nội bộ của doanh nghiệp hoặc vị trí có nội dung làm việc liên quan như bộ phận Hành chính nhân sự hoặc Marketing
- Tạo điều kiện giúp nhân viên thoải mái đưa ra ý kiến xây dựng, ý tưởng sáng tạo để phục vụ cho sự phát triển chung.
- Đảm bảo truyền thông công bằng, minh bạch, tương tác hai chiều giữa cấp trên – cấp dưới.
- Không để xảy ra tình trạng thông tin bị truyền tải lệch lạc từ nội bộ, đảm bảo các thông tin quan trọng của tổ chức phải được cung cấp kịp thời, chính xác và nhanh chóng nhất đến toàn thể nhân viên.
- Có phương án giải quyết phù hợp với những mâu thuẫn gây tranh cãi, các vấn đề nhạy cảm trong nội bộ.
- Xây dựng chính sách khen thưởng để khích lệ tinh thần và vinh danh đối với những nhân viên tiến bộ.
Sau khi nắm rõ những nguyên tắc này, công tác truyền thông nội bộ có thể được triển khai theo 6 bước cơ bản sau:
1.1. Nhìn nhận thực trạng hiện tại
Kiểm tra và đánh giá tổng thể thực trạng, sau đó thể hiện trong một bản báo cáo chi tiết sẽ giúp doanh nghiệp xác định mục tiêu và phương hướng đúng đắn.
Ngay cả trong lúc tổ chức chưa từng thực hiện một hoạt động truyền thông nội bộ nào, cũng cần nhìn nhận điều đó đang tác động như thế nào đối với doanh nghiệp.
1.2. Xác định đối tượng hướng đến
Ở bước này, cần làm rõ thông tin nào cần được cung cấp, thông tin đó hướng đến đối tượng nào?
Thường thì việc truyền thông nội bộ được thực hiện ở quy mô toàn thể nhân viên thuộc quản lý của công ty, bao gồm cả nhân viên mới (thử việc) và nhân viên đang trong giai đoạn xử lý nghỉ việc.
1.3. Làm rõ mục tiêu
Làm rõ mục tiêu là bước quan trọng nhất trong quá trình triển khai kế hoạch truyền thông nội bộ. Hãy xác định mục tiêu của mình bằng nguyên tắc SMART. Nguyên tắc SMART là một phương pháp thiết lập và đánh giá mục tiêu, từng bước phát triển từ các ý tưởng.
SMART là viết tắt của “Specific” (cụ thể), “Measurable” (đo lường được), “Achievable” (có thể đạt được), “Relevant” (phù hợp) và “Time-bound” (có thời hạn). Bằng cách áp dụng nguyên tắc SMART, các mục tiêu có thể được thiết lập một cách rõ ràng và minh bạch hơn, đảm bảo tính khả thi và tăng cường sự tập trung vào quá trình đạt được mục tiêu đó.
1.4. Xây dựng chiến lược
Xây dựng chiến lược truyền thông nội bộ bao gồm những giải pháp, phương án tiếp cận được dùng để hướng đến mục tiêu. Khi xác định chiến lược truyền thông nội bộ, doanh nghiệp cần làm rõ những nội dung sau:
- Kênh truyền thông nội bộ chính thức của doanh nghiệp.
- Điều gì giúp đảm bảo sự minh bạch thông tin giữa cấp trên và cấp dưới.
- Lộ trình thăng tiến, đào tạo của nhân viên được thể hiện như thế nào.
- Quy định, quy chế thưởng phạt trong doanh nghiệp.
1.5. Triển khai hành động
Nếu đã xác định được chiến lược thì bước tiếp theo là lên kế hoạch hành động cụ thể. Bao gồm những nhiệm vụ mà bạn sẽ thực hiện để thực tế hóa chiến lược đó.
Ở bước này, hãy làm rõ các nội dung như cần triển khai hành động cụ thể gì để phục vụ cho chiến lược đã xây dựng ở bước 4? Thời gian, thời hạn triển khai hành động đó? Và cuối cùng là xác định nhân sự chịu trách nhiệm triển khai hành động.
1.6. Kiểm tra và đo lường kết quả
Bước cuối cùng là cách để doanh nghiệp biết được kế hoạch truyền thông nội bộ mà mình đã triển khai đã đạt hiệu quả ở mức độ nào, có đáp ứng mục tiêu đã đề ra trước đó hay không, điểm phát sinh và cần xử lý là gì? Tất cả sẽ giúp doanh nghiệp tự nhìn nhận, đánh giá để tối ưu lại quy trình triển khai sao cho tốt nhất.
2. Kinh nghiệm cải thiện hoạt động truyền thông nội bộ
Làm tốt hoạt động truyền thông nội bộ là điều cần thiết để mọi doanh nghiệp vận hành một cách ổn định. Chiến lược truyền thông nội bộ rõ ràng và nhất quán giúp đảm bảo nhân viên hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của họ, luôn tiếp nhận được tin tức mới nhất, đồng thời có thể cộng tác hiệu quả với đồng nghiệp.
Mặt khác, truyền thông nội bộ yếu kém có thể dẫn đến nhiều tranh cãi, hiểu lầm, lâu dài dẫn đến giảm năng suất làm việc và tác động không nhỏ đến sự phát triển chung của công ty.
BEMO chia sẻ một số kinh nghiệm giúp các doanh nghiệp cải thiện hoạt động truyền thông nội bộ trong tổ chức của mình. Bao gồm:
2.1. Khuyến khích giao tiếp mở
Xây dựng văn hóa giao tiếp đề cao tính cởi mở, tạo một môi trường thân thiện, nơi mà nhân viên cảm thấy thoải mái khi chia sẻ suy nghĩ, ý tưởng và những mối quan tâm cũng như các vấn đề của họ.
Giao tiếp hiệu quả là một kỹ năng có thể học hỏi và phát triển theo thời gian. Điều này có thể được thực hiện bằng cách tổ chức các cuộc thảo luận thường xuyên, khích lệ tinh thần xây dựng từ việc nêu ý kiến cá nhân, phê bình, đánh giá, đảm bảo tính minh bạch lên hàng đầu. Doanh nghiệp cũng có thể tạo các kênh phản hồi ẩn danh (hòm thư ẩn danh, bình luận ẩn danh…) để khuyến khích những nhân viên có thể do dự lên tiếng.
2.2. Áp dụng công nghệ số
Có rất nhiều giải pháp công nghệ được thiết kế để có thể tạo điều kiện giao tiếp trong tổ chức của bạn, hay nói đúng hơn là phục vụ cho hoạt động truyền thông nội bộ. Ví dụ: các phần mềm quản lý công việc có thể được sử dụng để tương tác nội bộ và làm việc nhóm,…
Thông báo cho nhân viên về những phát triển mới nhất trong tổ chức của bạn là rất quan trọng để duy trì sự gắn kết và mối quan hệ của nhân viên với công ty. Cân nhắc việc sử dụng linh hoạt các kênh truyền tải thông tin như văn bản, hình ảnh, thư điện tử…
2.3. Khen thưởng và kỷ luật
Công nhận và có hình thức khen thưởng những thành công trong tổ chức của bạn là điều quan trọng để nuôi dưỡng một nền văn hóa tích cực. Tuy nhiên, điều quan trọng không kém là học hỏi từ những thất bại và sai lầm. Nghĩa là ngoài chính sách khen thưởng cho những nhân viên có thành tích, bạn cũng cần đưa ra một số biện pháp kỷ luật để xem đó là một cơ hội nhìn nhận sai lầm và rút ra bài học.
2.4. Nuôi dưỡng ý thức tập thể
Khuyến khích tinh thần đồng đội và cộng tác có thể giúp nuôi dưỡng ý thức tập thể trong tổ chức của bạn. Điều này có thể đạt được bằng cách tổ chức các hoạt động nhóm, tăng cường hợp tác giữa các bộ phận/phòng ban và tạo cơ hội cho nhân viên kết nối với nhau ngoài công việc (tổ chức party, du lịch…).
Thực hiện và cải thiện hoạt động truyền thông nội bộ là một quá trình liên tục đòi hỏi sự cam kết và nỗ lực của mọi người trong một tổ chức. BEMO cung cấp nhiều giải pháp như Thảo luận và trao đổi nội bộ, Quản lý sự kiện… giúp doanh nghiệp có thêm nền tảng để hỗ trợ hoạt động truyền thông nội bộ. Vui lòng liên hệ chúng tôi qua hotline 0865 994 039 hoặc email support@bemo.com để được tư vấn miễn phí.
